Cách sử dụng Phân tích Tài liệu AI#
Tổng quan#
Phân tích Tài liệu AI cho phép bạn phân tích các tài liệu trong cơ sở tri thức và xác định các bất nhất nội bộ cũng như các xung đột với các tài liệu công cộng khác. Việc phân tích giúp bạn nâng cao độ chính xác của tài liệu và duy trì tính nhất quán trên các chính sách và tài liệu tham khảo của tổ chức.
Những gì mới trong Phân tích Tài liệu AI (2026)#
Procurize.AI hiện cung cấp phân tích tài liệu có tính hành động cao nhất trên thị trường. Tất cả các tài liệu hiện có và mọi tệp mới bạn tải lên đều được hưởng lợi từ:
- Phân tích tự động – Thực hiện ngay khi một tài liệu được tạo hoặc nội dung của nó thay đổi (không cần khởi động thủ công).
- Trích dẫn bất nhất nội bộ – Mỗi vấn đề đều kèm một trích dẫn chính xác + liên kết dẫn thẳng tới phần gây vấn đề.
- Xem trước xung đột bên ngoài – Khi tài liệu của bạn mâu thuẫn với các mục trong cơ sở tri thức, bạn sẽ thấy các trích dẫn xung đột từ tài liệu nguồn và có thể điều hướng tới tài liệu và đoạn đó.
- Đề xuất cải thiện dựa trên AI – Một mục riêng cung cấp các đề xuất viết lại cụ thể để giải quyết mọi xung đột được phát hiện.
- Sửa hàng loạt chỉ một cú nhấp – “Áp dụng Đề xuất AI” mở một hộp thoại cho phép bạn chọn và tự động áp dụng các sửa đổi.
- Huy hiệu cảnh báo nội tuyến – Các biểu tượng cảnh báo xuất hiện trực tiếp phía trên các đoạn xung đột trong trình xem tài liệu, kèm một modal hiển thị tất cả các vấn đề liên quan và các sửa chữa sẵn sàng sử dụng.
Bắt đầu một Phân tích (Bây giờ Hoàn toàn Tự động)#
Bạn không còn cần nhấn “Bắt đầu phân tích” nữa.
- Khi bạn tạo một tài liệu mới → Phân tích AI bắt đầu ngay lập tức.
- Khi bạn chỉnh sửa một tài liệu hiện có → Ngay sau khi lưu thay đổi, một phân tích mới được chạy tự động.
💡 Quá trình phân tích diễn ra ở nền. Bạn có thể tiếp tục làm việc – kết quả sẽ xuất hiện trong tab Phân tích ngay khi sẵn sàng.
Xem Kết quả Phân tích: Ba Phần Cốt lõi#
Mở bất kỳ tài liệu nào → tab Phân tích. Kết quả được tổ chức thành ba bảng năng lực:
Phần 1 – Bất nhất Nội bộ#
Xung đột trong cùng một tài liệu (ví dụ: các điều khoản mâu thuẫn, định nghĩa không khớp).
Đối với mỗi bất nhất, bạn sẽ nhận được:
- Trích dẫn từ tài liệu gốc (đoạn văn bản chính xác)
- Liên kết nhanh → nhấp để nhảy trực tiếp tới phần đó trong bảng trình xem tài liệu.
Phần 2 – Xung đột Ngoại bộ (với Cơ sở Tri thức của bạn)#
Tài liệu của bạn mâu thuẫn với một hoặc nhiều tài liệu công cộng khác trong cùng không gian làm việc Procurize.AI.
Đối với mỗi xung đột ngoại bộ, bạn sẽ nhận được:
- Trích dẫn từ tài liệu hiện tại của bạn (nơi xung đột bắt nguồn)
- Đoạn trích từ tài liệu cơ sở tri thức gây xung đột (hiển thị chính xác những gì mâu thuẫn)
- Liên kết nhanh → cả tới đoạn nguồn trong tài liệu của bạn và tới tài liệu + đoạn khác trong cơ sở tri thức.
Phần 3 – Đề xuất AI để Sửa mọi Xung đột (MỚI)#
AI không chỉ liệt kê các vấn đề – nó cung cấp kế hoạch cải thiện cụ thể, dễ hiểu:
- Các đề xuất dạng bullet‑point hoặc đoạn văn để viết lại, cấu trúc lại, hoặc xóa các câu tuyên bố gây xung đột.
- Đề xuất được thiết kế để giải quyết mọi bất nhất nội bộ & ngoại bộ được liệt kê trong các phần 1 & 2.
Nút “Áp dụng Đề xuất AI”#
Dưới phần 3, nhấn “Áp dụng Đề xuất AI” → một hộp thoại mở ra, cho phép bạn:
- Xem trước mỗi thay đổi được đề xuất bên cạnh văn bản gốc.
- Chọn các đề xuất riêng lẻ hoặc áp dụng tất cả cùng lúc.
- Để AI tự động viết lại tài liệu (hoặc áp dụng các thay đổi thủ công sau này).
💡 Hoàn hảo cho việc sửa hàng loạt nhiều xung đột tuân thủ hoặc chính sách trong vài giây.
Dấu hiệu Xung đột Trực quan trong Trình xem Tài liệu (Cảnh báo Thời gian Thực)#
Khi đọc tài liệu trong bảng trình xem, bạn sẽ thấy:
⚠️ Biểu tượng cảnh báo đặt phía trên bất kỳ đoạn nào chứa một hoặc nhiều vấn đề (nội bộ hoặc ngoại bộ).
- Nếu nhiều xung đột ảnh hưởng cùng một đoạn → huy hiệu sẽ hiển thị số lượng (ví dụ “2”).
Nhấp vào biểu tượng cảnh báo → một modal mở ra hiển thị:
- Mọi bất nhất/xung đột cho đúng đoạn đó.
- Mô tả đầy đủ (từ các phần 1 & 2).
- Giải pháp đề xuất (giống phần 3, nhưng lọc cho đoạn này).
- Tùy chọn áp dụng sửa chữa trực tiếp từ modal.
💡 Không còn phải đoán đoán câu nào gây ra dấu hiệu đỏ – bạn thấy ngay văn bản chính xác + giải pháp mà không rời khỏi trình xem.
Sử dụng Kết quả Phân tích#
Bạn có thể dùng các phát hiện của phân tích để:
- Cập nhật và cải thiện tài liệu đã phân tích
- Giải quyết xung đột bằng cách chỉnh sửa các tài liệu khác bị ảnh hưởng
- Đảm bảo sự đồng nhất chính sách trên toàn bộ cơ sở tri thức
Quy trình Làm việc mẫu – Từ Phân tích tới Tài liệu Sạch sẽ#
- Tải lên một bản dự thảo chính sách → Phân tích AI chạy tự động.
- Mở tab Phân tích → thấy 2 bất nhất nội bộ và 1 xung đột ngoại bộ với chính sách “Lưu trữ Dữ liệu” master của bạn.
- Nhấp vào trích dẫn dưới xung đột ngoại bộ → chuyển đến tài liệu khác và làm nổi bật điều khoản mâu thuẫn.
- Cuộn tới Phần 3 → AI đề xuất: “Thay ‘xóa sau 90 ngày’ bằng ‘lưu trữ sau 90 ngày, xóa sau 365 ngày’ để phù hợp với chính sách Lưu trữ Dữ liệu v2.1.”
- Nhấn “Áp dụng Đề xuất AI” → chọn sửa chữa → tài liệu được cập nhật tự động.
- Trong trình xem → các biểu tượng cảnh báo biến mất sau khi phân tích tự động tiếp theo xác nhận đã giải quyết.
Kết quả Phân tích và Các Phiên bản Tài liệu#
Kết quả Phân tích Tài liệu AI được liên kết với phiên bản tài liệu hiện tại.
- Nếu nội dung tài liệu thay đổi, các kết quả phân tích hiện có sẽ không còn hiển thị trong tab Phân tích nữa
- Các kết quả phân tích trước đây vẫn khả dụng trong bảng Phiên bản cho phiên bản tương ứng
Sau khi cập nhật tài liệu, bạn có thể chạy Phân tích Tài liệu AI lại để xác nhận rằng các bất nhất đã được giải quyết.
Câu hỏi Thường gặp (FAQ)#
Hỏi: Khi tài liệu thay đổi, tôi có mất các kết quả phân tích cũ không?
Đáp: Không – các kết quả trước đây được lưu trong bảng Phiên bản cho phiên bản tài liệu cụ thể đó. Phân tích tự động mới sẽ chạy trên phiên bản mới nhất.
Hỏi: Tôi vẫn có thể khởi chạy phân tích thủ công không?
Đáp: Có – nếu bạn tắt tự động phân tích trong cài đặt không gian làm việc, bạn vẫn có thể nhấn “Phân tích ngay” trong tab Phân tích.
Hỏi: AI có hiểu ngôn ngữ pháp lý/hợp đồng không?
Đáp: Có – Procurize.AI được đào tạo trên các tài liệu mua sắm, pháp lý và chính sách doanh nghiệp. Nó nhận diện các xung đột trong thuật ngữ, nghĩa vụ, ngày tháng, số tiền và quy tắc điều hành.