Cách chỉnh sửa tài liệu#
Tổng quan#
Các tài liệu được lưu trữ trong cơ sở tri thức có thể được chỉnh sửa bất kỳ lúc nào. Khi chỉnh sửa, nội dung hoặc thuộc tính của tài liệu sẽ được cập nhật và tự động tạo phiên bản tài liệu mới, bảo tồn toàn bộ lịch sử thay đổi.
Procurize.AI hiện đã làm cho việc chỉnh sửa thông minh hơn với:
- “Áp dụng đề xuất AI” – tích hợp trực tiếp các sửa lỗi do AI đề xuất cho các bất cập được phát hiện
- Xem Diff – so sánh trực quan văn bản đã thêm và đã xoá trước khi lưu
Mở tài liệu để chỉnh sửa#
Để chỉnh sửa một tài liệu:
- Chọn tài liệu từ bảng trên trang Tài liệu
— hoặc —
Mở nó từ một trang danh mục.
Mở tab Nội dung.
Nhấp Chỉnh sửa tài liệu để bật chế độ chỉnh sửa.
Chỉnh sửa nội dung tài liệu – Các hành động cơ bản#
Trong chế độ chỉnh sửa, bạn có thể:
- Sửa trực tiếp văn bản tài liệu (gõ, xoá, dán)
- Dán nội dung cập nhật từ bất kỳ nguồn bên ngoài nào
- Cải thiện cấu trúc bằng “Định dạng bằng AI” (tự động định dạng lại văn bản lộn xộn hoặc chưa có cấu trúc)
Sau khi thực hiện thay đổi, nhấp Lưu.
- Nội dung đã cập nhật sẽ được lập chỉ mục lại trong cơ sở tri thức
- Một phiên bản tài liệu mới sẽ được tạo tự động
✨ Tính năng mới #1: Nút “Áp dụng đề xuất AI” (Sửa lỗi dựa trên AI)#
Nếu phiên bản hiện tại của tài liệu đã được Procurize.AI phân tích và phân tích đó phát hiện:
- Các bất cập nội bộ, và/hoặc
- Xung đột với các tài liệu khác, và/hoặc
- Các đề xuất cải tiến do AI tạo ra (Mục 3 của kết quả phân tích)
…thì nút “Áp dụng đề xuất AI” sẽ tự động xuất hiện trên thanh công cụ của trình soạn thảo.
Chức năng của nó#
- Nhấp “Áp dụng đề xuất AI” → một hộp thoại hiện ra hiển thị tất cả các sửa đề xuất (đổi câu, tái cấu trúc, xoá các câu mâu thuẫn).
- Bạn có thể xem trước, chọn, hoặc áp dụng toàn bộ các đề xuất cùng một lúc.
- AI sẽ trực tiếp chỉnh sửa văn bản tài liệu trong trình soạn thảo dựa trên lựa chọn của bạn.
💡 Điều này biến kết quả phân tích thành cải tiến tài liệu ngay lập tức – không cần sao chép‑dán thủ công các thay đổi được đề xuất.
✨ Tính năng mới #2: Xem Diff sau BẤT KỲ Thay đổi nào#
Sau bất kỳ sửa đổi nào đối với tài liệu trong chế độ chỉnh sửa – dù bạn:
- Gõ hoặc dán thủ công
- Nhấp “Định dạng bằng AI”
- Nhấp “Áp dụng đề xuất AI”
…một nút “Xem diff” mới sẽ xuất hiện trên thanh công cụ của trình soạn thảo.
Cách hoạt động của Xem Diff#
Nhấp “Xem diff” → trình soạn thảo sẽ chia hoặc chồng lên nhau một so sánh trực quan hiển thị:
- Mảnh xanh lá = văn bản được thêm
- Mảnh đỏ gạch chân = văn bản bị xoá
Mọi thêm và bớt đều được hiển thị rõ ràng trong nháy mắt.
Khi nào Xem Diff vẫn còn khả dụng#
Chế độ Xem Diff không biến mất cho tới khi bạn:
- ✅ Lưu – tất cả thay đổi hiện tại được gửi lên máy chủ, một phiên bản tài liệu mới được tạo, và Xem Diff không còn cần thiết (các thay đổi trở thành vĩnh viễn).
- ❌ Hủy – mọi thay đổi hiện tại bị mất, trình soạn thảo đóng mà không tạo phiên bản mới, và Xem Diff biến mất.
💡 Khi Xem Diff đang khả dụng, bạn có thể bật/tắt nó bao nhiêu lần tùy thích. Các thay đổi chưa trở thành cuối cùng cho đến khi bạn nhấp Lưu.
Các phiên bản tài liệu và phân tích (Nhắc nhở quan trọng)#
- Mỗi lần cập nhật tài liệu được lưu dưới dạng một phiên bản riêng.
- Bạn có thể quay lại bất kỳ phiên bản trước nào nếu cần.
- Các phiên bản bảo lưu nội dung lịch sử để kiểm tra và rà soát.
- Kết quả phân tích AI được liên kết với một phiên bản tài liệu cụ thể – sau khi lưu thay đổi, hãy chạy lại phân tích AI để nhận kết quả cập nhật cho phiên bản mới.
🧠 Mẹo: Sử dụng “Áp dụng đề xuất AI” → Lưu → chạy phân tích AI mới để xác nhận mọi bất cập đã được khắc phục.
Chỉnh sửa thuộc tính tài liệu (Siêu dữ liệu)#
Siêu dữ liệu của tài liệu có thể được chỉnh sửa từ tab Thuộc tính (riêng biệt với việc chỉnh sửa nội dung).
Bạn có thể cập nhật:
- Tên hiển thị
- Mô tả
- Trạng thái tài liệu
- Danh mục tài liệu
- Dự án mục tiêu (workspace)
Câu hỏi thường gặp (FAQ)#
H: Khi nào nút “Áp dụng đề xuất AI” xuất hiện?
Đ: Chỉ khi phiên bản hiện tại đã hoàn tất phân tích AI và phân tích đó tìm ra ít nhất một bất cập kèm đề xuất sửa. Nếu không có đề xuất, nút sẽ không xuất hiện.
H: Tôi có thể dùng “Áp dụng đề xuất AI” nhiều lần không?
Đ: Có – mỗi lần nhấp sẽ áp dụng lại các đề xuất hiện có vào nội dung trình soạn thảo hiện tại. Tuy nhiên, sau khi lưu, nên thực hiện phân tích mới.
H: Xem Diff có hiển thị các thay đổi từ các phiên chỉnh sửa trước không?
Đ: Không – Xem Diff chỉ so sánh nội dung ban đầu của trình soạn thảo (khi bạn nhấp “Chỉnh sửa tài liệu”) với các thay đổi chưa lưu trong phiên chỉnh sửa hiện tại.
H: Tôi có thể lưu mà không xem Xem Diff không?
Đ: Có – Xem Diff là tùy chọn. Bạn có thể nhấp Lưu trực tiếp mà không cần mở “Xem Diff”.
H: Nếu tôi đóng thẻ trình duyệt mà không lưu thì sao?
Đ: Mọi thay đổi chưa lưu sẽ bị mất – tương tự như nhấp Hủy.
Bài viết liên quan#
How to improve document formatting