Cách Bình luận trên Tài liệu & Đoạn văn
Cộng tác trong ngữ cảnh – thảo luận toàn bộ tài liệu hoặc các đoạn cụ thể, gắn thẻ đồng nghiệp bằng @mentions, và nhận thông báo ngay lập tức.
Áp dụng cho: Procurize.AI Cơ sở tri thức → Tài liệu
Vai trò người dùng: Quản trị viên, Biên tập viên, Quản lý bảo mật (có thể bình luận) | Kiểm toán viên (chỉ xem)
Tổng quan
Procurize.AI hiện đã mang công cụ bình luận trong ngữ cảnh từ mô-đun Bảng câu hỏi (Questionnaire) vào các tài liệu Cơ sở tri thức của bạn. Bạn có thể để lại phản hồi, đặt câu hỏi, hoặc bắt đầu một cuộc thảo luận:
- Toàn bộ tài liệu – sử dụng nút trên thanh công cụ
- Đoạn cụ thể (đoạn văn, tiêu đề, mục danh sách, ô bảng) – sử dụng biểu tượng bình luận phía trên mỗi đoạn
Tất cả bình luận đều hiển thị cho mọi người. Người dùng @được gắn thẻ sẽ nhận thông báo. Kiểm toán viên có thể đọc mọi bình luận nhưng không thể đăng hoặc trả lời.
Ai có thể làm gì
| Hành động | Quản trị viên | Biên tập viên | Quản lý bảo mật | Kiểm toán viên |
|---|---|---|---|---|
| Xem tất cả bình luận | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Để lại bình luận mới (tài liệu hoặc đoạn) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Trả lời bình luận | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| @gắn thẻ người dùng khác | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Nhận thông báo khi được gắn thẻ | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Theo dõi tài liệu (nhận thông báo mọi bình luận mới) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
🔒 Vai trò Kiểm toán viên có quyền tối thiểu – chỉ đọc bình luận để kiểm tra tuân thủ.
👁️ Nút “Theo dõi” có sẵn cho mọi người – nhấn vào bất kỳ tài liệu nào để nhận thông báo email/ trong app cho tất cả bình luận mới (không chỉ @gắn thẻ).
Hai Cách Để Để Lại Bình luận
1. Bình luận trên Toàn bộ Tài liệu
Mở bất kỳ tài liệu nào → Thanh công cụ → nhấn “Để lại bình luận” (biểu tượng bong bóng thoại).
- Một bảng bình luận sẽ mở ở phía bên phải.
- Nhập tin nhắn, @gắn thẻ đồng nghiệp nếu cần, và nhấn đăng.
- Bình luận được gắn với toàn bộ tài liệu – không liên quan tới đoạn cụ thể nào.
Dùng cho: phản hồi chung, yêu cầu phê duyệt, hoặc câu hỏi áp dụng cho toàn bộ tài liệu.
2. Bình luận trên Đoạn cụ thể (Trong Ngữ cảnh)
Khi đang xem một tài liệu, mỗi đoạn (đoạn văn, tiêu đề, mục danh sách, hàng bảng) có một biểu tượng “Để lại bình luận” nhỏ phía trên (bên phải).
Nhấn biểu tượng → bảng bình luận mở, được liên kết trực tiếp với đoạn đó.
- Đoạn sẽ được tô sáng khi bình luận đang hoạt động.
- Các trả lời vẫn gắn với cùng một đoạn.
- Khi nhấn vào bình luận trong danh sách, giao diện sẽ tự động cuộn tới đoạn tương ứng.
Dùng cho: đề xuất thay đổi nội dung, hỏi về một điều khoản cụ thể, hoặc báo hiệu không thống nhất trong một câu.
Trả lời bình luận & Thảo luận dạng chuỗi
- Bất kỳ bình luận nào (cấp tài liệu hoặc cấp đoạn) đều có thể có phản hồi lồng nhau.
- Để trả lời: nhấn “Trả lời” dưới bình luận → nhập nội dung → đăng.
- Tất cả các trả lời sẽ được nhóm trong một chuỗi, giữ ngữ cảnh rõ ràng.
💡 Chức năng này hoạt động giống như bảng tin nhắn trong mô-đun Bảng câu hỏi, nhưng được gắn vào các đoạn tài liệu.
@Gắn thẻ & Thông báo
Khi bạn gõ @ rồi nhập tên người dùng hoặc email, Procurize.AI sẽ đề xuất người trong không gian làm việc của bạn.
- Người được gắn thẻ sẽ nhận thông báo email (và thông báo trong app nếu bật).
- Thông báo bao gồm: tên tài liệu, trích đoạn (nếu là bình luận đoạn), và tin nhắn của bạn.
- Nhấn vào liên kết trong thông báo sẽ mở tài liệu và cuộn tới đoạn chính xác (hoặc tiêu đề tài liệu).
⚠️ Chỉ những người có thể bình luận (Quản trị viên, Biên tập viên, Người xem) mới có quyền @gắn thẻ. Kiểm toán viên không thể gắn thẻ người khác (vì không thể đăng bình luận).
Xem tất cả bình luận
Mọi người (bao gồm cả Kiểm toán viên) đều có thể xem toàn bộ bình luận:
- Bình luận cấp tài liệu – hiển thị trong bảng bình luận bên phải (mở bằng thanh công cụ).
- Bình luận cấp đoạn – hiển thị cả trong bảng bình luận và bằng một biểu tượng nhỏ phía trên đoạn (hiển thị số lượng bình luận).
- Nhấn bất kỳ bình luận nào trong bảng → tài liệu sẽ cuộn tới đoạn liên quan (hoặc đầu tài liệu nếu là bình luận cấp tài liệu).
Quy trình ví dụ – Đánh giá Hợp đồng
- Trưởng bộ phận pháp chế (Biên tập viên) mở một hợp đồng nhà cung cấp → nhấn “Để lại bình luận” phía trên đoạn bồi thường.
- Gõ:
@John_Procurement Liệu mức trần trách nhiệm có đúng là 500k USD không? Điều này mâu thuẫn với chính sách chuẩn của chúng ta. - John (Người xem) nhận email thông báo → nhấn liên kết → thấy đoạn được tô sáng.
- John trả lời:
Đúng rồi – nên là 1M USD. Tôi sẽ chỉnh sửa sau khi chúng ta xác nhận. - Kiểm toán viên sau đó mở cùng một tài liệu, đọc toàn bộ chuỗi thảo luận, nhưng không thể đăng bình luận.
Tất cả giao tiếp diễn ra trong Procurize.AI – không có email mất tích hay chuỗi Slack rời rạc.
Bình luận vs. Phân tích AI – Cách chúng hoạt động cùng nhau
| Tính năng | Mục đích |
|---|---|
| Phân tích AI | Tự động phát hiện bất hợp lý & đề xuất cách khắc phục |
| Bình luận | Hợp tác con người – đặt câu hỏi, đưa ra đề xuất, yêu cầu làm rõ |
Bạn có thể để lại bình luận trên một đoạn có cảnh báo AI – ví dụ: “AI cho biết đoạn này mâu thuẫn với chính sách X – chúng ta có thể xem lại không?”
Câu hỏi thường gặp (FAQ)
H: Tôi có thể chỉnh sửa hoặc xoá bình luận của mình không?
Đ: Có – nhưng chỉ khi chưa có ai trả lời. Khi một bình luận đã có phản hồi, việc chỉnh sửa và xoá sẽ bị vô hiệu để duy trì tính nhất quán của chuỗi.
H: Điều gì xảy ra với bình luận khi một đoạn bị chỉnh sửa?
Đ: Đoạn cũ sẽ được đánh dấu là “Đã xoá”. Nếu đoạn đó có bình luận, chúng vẫn hiển thị trong bảng bình luận toàn cục sau khi bật “Hiển thị các đoạn đã xoá” (tùy chọn này chỉ xuất hiện khi có đoạn như vậy). Bạn vẫn có thể xem và trả lời những bình luận đó. Các đoạn không có bình luận sẽ bị xóa vĩnh viễn.
H: Tôi có thể trả lời bình luận trên một đoạn đã bị xoá không?
Đ: Có – khi bật “Hiển thị các đoạn đã xoá”, nút trả lời vẫn hoạt động.
H: Các chuỗi bình luận có tồn tại sau khi tài liệu được cập nhật không?
Đ: Bình luận trên các đoạn không thay đổi sẽ vẫn gắn với chúng. Bình luận trên các đoạn đã chỉnh sửa sẽ chuyển sang trạng thái “Đã xoá” (xem trên).
H: Tôi có thể nhận thông báo mọi bình luận mới mà không cần @gắn thẻ không?
Đ: Hiện tại, chỉ @gắn thẻ mới kích hoạt thông báo. Sử dụng nút “Theo dõi” để nhận thông báo mọi bình luận trên tài liệu.
H: Điều gì xảy ra khi Kiểm toán viên cố gắng đăng bình luận?
Đ: Nút “Để lại bình luận” sẽ bị ẩn/không hoạt động. Kiểm toán viên chỉ có quyền đọc bình luận.
H: Chức năng bình luận có khả dụng trong mô-đun Bảng câu hỏi không?
Đ: Có – Bảng câu hỏi có một bảng tin nhắn riêng. Bài viết này chỉ đề cập đến các tài liệu Cơ sở tri thức.
Bài viết liên quan
How to use AI Document Analysis