Як коментувати документи та фрагменти
Співпрацюйте в контексті – обговорюйте цілі документи або окремі абзаци, тегуйте колег за допомогою @згадок та отримуйте миттєві сповіщення.
Застосовується до: Procurize.AI База знань → Документи
Ролі користувачів: Адміністратор, Редактор, Менеджер безпеки (може коментувати) | Аудитор (тільки перегляд)
Огляд
Procurize.AI тепер переносить коментарі в контексті з модуля Анкети у ваші документи Бази знань. Ви можете залишати відгуки, ставити запитання або починати обговорення:
- Для всього документа – за допомогою кнопки на панелі інструментів
- Для окремого фрагмента (абзац, заголовок, пункт списку, клітинка таблиці) – за допомогою іконки коментаря над кожним фрагментом
Всі коментарі видимі для всіх. Користувачі, які @згадані, отримують сповіщення. Аудитори можуть читати всі коментарі, але не можуть їх публікувати чи відповідати.
Хто що може робити
| Дія | Адміністратор | Редактор | Менеджер безпеки | Аудитор |
|---|---|---|---|---|
| Переглянути всі коментарі | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Залишити новий коментар (документ або фрагмент) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Відповісти на коментар | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| @згадати іншого користувача | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Отримати сповіщення під час згадки | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Підписатися на документ (отримувати сповіщення про всі нові коментарі) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
🔒 Роль “Аудитор” має мінімальні привілеї – лише читання коментарів для перевірки відповідності.
👁️ Кнопка “Підписатися” доступна всім – натисніть її в будь‑якому документі, щоб отримувати електронні/вбудовані сповіщення про всі нові коментарі (не лише @згадки).
Два способи залишати коментарі
1. Коментувати весь документ
Відкрийте будь‑який документ → Панель інструментів → натисніть «Залишити коментар» (іконка бульбашки).
- Відкривається панель коментарів праворуч.
- Введіть повідомлення, @згадайте колег за потреби і натисніть “Опублікувати”.
- Коментар прив’язаний до всього документа – а не до окремого фрагмента.
Використовуйте для: загального зворотного зв’язку, запитів на затвердження або питань, що стосуються цілого документа.
2. Коментувати окремий фрагмент (в контексті)
Під час перегляду документа кожен фрагмент (абзац, заголовок, список, рядок таблиці) має маленьку іконку «Залишити коментар» над ним (праворуч).
Натисніть цю іконку → відкриється панель коментарів, прив’язана саме до цього фрагмента.
- Фрагмент підсвічується, коли коментар активний.
- Відповіді залишаються прикріпленими до того ж фрагмента.
- Перехід із списку коментарів перекидає прямо до фрагмента у переглядачі документа.
Використовуйте для: пропозиції зміни формулювання, уточнення конкретного пункту або позначення невідповідності в одному реченні.
Відповіді на коментарі та вкладені обговорення
- Будь‑який коментар (на рівні документа або фрагмента) може мати вкладені відповіді.
- Щоб відповісти: натисніть «Відповісти» під коментарем → введіть відповідь → опублікуйте.
- Усі відповіді згруповані в один ланцюжок, що зберігає контекст.
💡 Працює точно так само, як панель повідомлень в Анкеті, лише прив’язується до фрагментів документа.
@Згадки та сповіщення
Коли ви вводите @ і починаєте вводити ім’я користувача або e‑mail, Procurize.AI пропонує користувачів вашого робочого простору.
- Згадані користувачі отримують електронне сповіщення (і вбудоване сповіщення, якщо ввімкнено).
- Сповіщення містить: назву документа, цитату фрагмента (для коментаря до фрагмента) та ваше повідомлення.
- Клік по посиланню у сповіщенні відкриває документ і прокручує до точного фрагмента (або заголовку документа).
⚠️ Тільки користувачі, які можуть коментувати (Адміністратор, Редактор, Менеджер безпеки) можуть використовувати @згадки. Аудитори не можуть згадувати інших (оскільки не можуть публікувати).
Перегляд усіх коментарів
Кожен (включаючи Аудиторів) може бачити всі коментарі:
- Коментарі рівня документа – видно у правій панелі (відкривається через панель інструментів).
- Коментарі рівня фрагмента – видно у панелі і позначені маленьким значком над фрагментом (показується кількість коментарів).
- Клік по будь‑якому коментарю в панелі → документ прокручується до відповідного фрагмента (або верхньої частини документа для коментарів рівня документа).
Приклад робочого процесу – перегляд контракту
- Відповідальний за юридичні питання (Редактор) відкриває договір з постачальником → натискає «Залишити коментар» над абзацом про відшкодування.
- Пише:
@John_Procurement Чи правильно встановлений ліміт відповідальності у $500k? Це суперечить нашій стандартній політиці. - John (Переглядач) отримує e‑mail‑сповіщення → клікає посилання → бачить підсвічений абзац.
- John відповідає:
Добре помічено – має бути $1M. Відредагую після підтвердження. - Аудитор пізніше відкриває той самий документ, читає всю гілку, але не може нічого опублікувати.
Весь обмін залишиться у Procurize.AI – ніякі листи чи Slack‑повідомлення не губляться.
Коментарі vs. AI‑аналіз – як вони працюють разом
| Функція | Призначення |
|---|---|
| AI‑аналіз | Автоматично виявляє невідповідності та пропонує виправлення |
| Коментарі | Людська співпраця – ставте запитання, пропонуйте зміни, запитуйте уточнення |
Ви можете залишити коментар на фрагменті, який має AI‑попередження – наприклад: «AI каже, що це конфліктує з політикою X – можемо переглянути разом?»
Часті питання (FAQ)
Q: Чи можу я редагувати або видаляти свій власний коментар?
A: Так – але лише якщо на нього ще нікого не відповіли. Після появи будь‑якої відповіді редагування та видалення вимикаються, щоб зберегти цілісність гілки.
Q: Що відбувається з коментарями, коли фрагмент редагується?
A: Старий фрагмент позначається як “Видалено”. Якщо у нього були коментарі, вони залишаються видимими в глобальній панелі коментарів після включення “Показати видалені розділи” (ця опція з’являється лише коли існують такі фрагменти). Ви можете переглядати та відповідати на ці коментарі. Фрагменти без коментарів видаляються остаточно.
Q: Чи можу я відповісти на коментар у видаленому фрагменті?
A: Так – при увімкненому “Показати видалені розділи” кнопка відповіді залишається активною.
Q: Чи зберігаються гілки коментарів після оновлення документа?
A: Коментарі до незмінних фрагментів залишаються прикріпленими. Коментарі до відредагованих фрагментів переходять у стан “Видалено” (див. вище).
Q: Чи можу я отримувати сповіщення про будь‑який новий коментар без @згадки?
A: Наразі сповіщення надсилаються лише при @згадці. Щоб стежити за документом, використовуйте кнопку “Підписатися”.
Q: Що трапляється, коли аудитор намагається залишити коментар?
A: Кнопка “Залишити коментар” прихована/вимкнена. Аудитори мають лише режим читання для коментарів.
Q: Чи доступні коментарі в модулі Анкети?
A: Так – в Анкеті є окрема панель повідомлень. Ця стаття охоплює лише документи Бази знань.