วิธีแก้ไขเอกสาร
ภาพรวม
เอกสารที่จัดเก็บในฐานความรู้สามารถแก้ไขได้ตลอดเวลา การแก้ไขเอกสารจะอัปเดตเนื้อหา หรือคุณลักษณะ และจะสร้าง รุ่นเอกสารใหม่ โดยอัตโนมัติ เพื่อรักษาประวัติการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด
Procurize.AI ทำให้การแก้ไขชาญฉลาดขึ้นด้วย:
- “ใช้ข้อเสนอแนะ AI” – ผนวกการแก้ไขที่ AI แนะนำโดยตรงสำหรับความไม่สอดคล้องที่ตรวจพบ
- มุมมอง Diff – เปรียบเทียบข้อความที่เพิ่มและลบแบบภาพก่อนบันทึก
การเปิดเอกสารเพื่อแก้ไข
เพื่อแก้ไขเอกสาร:
เลือกเอกสารจากตารางในหน้า Documents
— หรือ —
เปิดจาก หน้าหมวดหมู่
เปิดแท็บ Content
คลิก Edit document เพื่อเปิดการแก้ไข
การแก้ไขเนื้อหาเอกสาร – การดำเนินการหลัก
ขณะอยู่ในโหมดแก้ไข คุณสามารถ:
แก้ไขข้อความของเอกสารโดยตรง (พิมพ์, ลบ, วาง)
วางเนื้อหาอัปเดต จากแหล่งใดก็ได้
ปรับโครงสร้าง ด้วย “Format with AI” (ปรับรูปแบบข้อความที่รกหรือไม่มีโครงสร้างโดยอัตโนมัติ)
หลังจากทำการเปลี่ยนแปลง เสร็จสิ้นคลิก Save
- เนื้อหาอัปเดตจะ ทำดัชนีใหม่ ในฐานความรู้
- รุ่นเอกสารใหม่ จะถูกสร้างโดยอัตโนมัติ
✨ ฟีเจอร์ใหม่ #1: ปุ่ม “ใช้ข้อเสนอแนะ AI” (การแก้ไขโดย AI)
หาก รุ่นปัจจุบัน ของเอกสารของคุณถูกวิเคราะห์โดย Procurize.AI และการวิเคราะห์พบว่า:
- ความไม่สอดคล้องภายใน, และ/หรือ
- ความขัดแย้งกับเอกสารอื่นภายนอก, และ/หรือ
- ข้อเสนอแนะการปรับปรุงจาก AI (ส่วนที่ 3 ของผลการวิเคราะห์)
…ปุ่ม “Apply AI Suggestions” จะ ปรากฏโดยอัตโนมัติ ในแถบเครื่องมือของตัวแก้ไข
สิ่งที่ทำงาน
- คลิก “Apply AI Suggestions” → เปิดกล่องโต้ตอบที่แสดงข้อเสนอแนะทั้งหมด (การเปลี่ยนคำ, การจัดโครงสร้างใหม่, การลบข้อความที่ขัดแย้ง)
- คุณสามารถ ดูตัวอย่าง, เลือก, หรือใช้ทั้งหมด พร้อมกันได้
- AI จะเปลี่ยนแปลงข้อความในตัวแก้ไขโดยตรงตามการเลือกของคุณ
💡 สิ่งนี้ทำให้ผลการวิเคราะห์กลายเป็น การปรับปรุงเอกสารทันที – ไม่ต้องคัดลอก‑วางการเปลี่ยนแปลงที่แนะนำด้วยตนเอง
✨ ฟีเจอร์ใหม่ #2: มุมมอง Diff หลังการเปลี่ยนแปลงใด ๆ
หลังจากการเปลี่ยนแปลงใด ๆ ในโหมดแก้ไข – ไม่ว่าจะเป็น:
- พิมพ์หรือวางข้อความด้วยตนเอง
- คลิก “Format with AI”
- คลิก “Apply AI Suggestions”
…ปุ่ม “View diffs” ใหม่จะปรากฏในแถบเครื่องมือของตัวแก้ไข
วิธีการทำงานของ Diff View
คลิก “View diffs” → ตัวแก้ไขจะแบ่งหรือซ้อนการเปรียบเทียบแบบภาพที่แสดง:
- ส่วนที่ไฮไลท์สีเขียว = ข้อความที่เพิ่ม
- ส่วนที่มีเส้นฆ่าสีแดง = ข้อความที่ลบ
การเพิ่มและการลบทุกอย่างจะแสดงอย่างชัดเจนในคราวเดียว
เมื่อ Diff View ยังคงใช้งานได้
โหมด Diff View จะคงอยู่ จนกว่าคุณจะเลือกทำอย่างใดอย่างหนึ่ง:
- ✅ Save – ส่งการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดไปยังเซิร์ฟเวอร์, สร้าง รุ่นเอกสารใหม่, และ Diff View จะหายไป (การเปลี่ยนแปลงกลายเป็นถาวร)
- ❌ Cancel – การเปลี่ยนแปลงทั้งหมด หายไป, ตัวแก้ไขปิดโดยไม่มีการสร้างรุ่นใหม่, และ Diff View หายไป
💡 ในขณะที่ Diff View เปิดอยู่ คุณสามารถสลับเปิด/ปิดได้ตามต้องการ การเปลี่ยนแปลงภายในยังไม่เป็นขั้นสุดท้ายจนกว่าคุณจะคลิก Save
การจัดการรุ่นเอกสารและการวิเคราะห์ (สำคัญ)
- การอัปเดตเอกสารแต่ละครั้งจะถูกเก็บเป็น รุ่นแยกต่างหาก
- สามารถย้อนกลับไปยังรุ่นก่อนหน้าได้ตามต้องการ
- รุ่นเก็บประวัติเพื่อการตรวจสอบและทบทวน
- ผลการวิเคราะห์ AI เชื่อมโยงกับรุ่นเอกสารเฉพาะ – หลังบันทึกการเปลี่ยนแปลง ให้รันการวิเคราะห์ AI อีกครั้งเพื่อรับผลใหม่สำหรับรุ่นใหม่
🧠 เคล็ดลับ: ใช้ “Apply AI Suggestions” → Save → รันการวิเคราะห์ AI ใหม่เพื่อยืนยันว่าความไม่สอดคล้องทั้งหมดถูกแก้ไขแล้ว
การแก้ไขคุณลักษณะของเอกสาร (Metadata)
คุณลักษณะเมทาดาต้าของเอกสารสามารถแก้ไขได้จากแท็บ Attributes (แยกจากการแก้ไขเนื้อหา)
คุณสามารถอัปเดต:
- ชื่อที่แสดง
- คำอธิบาย
- สถานะเอกสาร
- หมวดหมู่เอกสาร
- โครงการเป้าหมาย (workspaces)
คำถามที่พบบ่อย (FAQ)
ถาม: ปุ่ม “Apply AI Suggestions” ปรากฏเมื่อใด?
ตอบ: ปุ่มจะปรากฏเฉพาะเมื่อ รุ่นปัจจุบัน ผ่านการวิเคราะห์ AI แล้วพบอย่างน้อยหนึ่งความไม่สอดคล้องพร้อมข้อเสนอแนะการแก้ไข หากไม่มีข้อเสนอแนะ ปุ่มจะไม่แสดง
ถาม: สามารถใช้ “Apply AI Suggestions” หลายครั้งได้ไหม?
ตอบ: ได้ – ทุกครั้งที่คลิกจะนำข้อเสนอแนะที่มีอยู่ไปใช้กับ เนื้อหาในตัวแก้ไขขณะนั้น อย่างไรก็ตาม หลังบันทึกควรรันการวิเคราะห์ใหม่
ถาม: Diff View แสดงการเปลี่ยนแปลงจากการแก้ไขครั้งก่อนหรือไม่?
ตอบ: ไม่ – Diff View เปรียบเทียบ เนื้อหาเริ่มต้นของตัวแก้ไข (เมื่อคลิก “Edit document”) กับ การเปลี่ยนแปลงที่ยังไม่ได้บันทึก ในเซสชันนี้เท่านั้น
ถาม: สามารถบันทึกโดยไม่ดู Diff View ได้หรือไม่?
ตอบ: ได้ – Diff View เป็นตัวเลือก คุณสามารถคลิก Save ตรง ๆ ได้เลยโดยไม่ต้องเปิด “Show Diff View”
ถาม: หากปิดแท็บเบราว์เซอร์โดยไม่บันทึก จะเกิดอะไรขึ้น?
ตอบ: การเปลี่ยนแปลงทั้งหมดที่ไม่ได้บันทึกจะหายไป – เหมือนคลิก Cancel
บทความที่เกี่ยวข้อง
How to improve document formatting