Hur man kommenterar dokument & fragment

Samarbeta i kontext – diskutera hela dokument eller specifika stycken, tagga teammedlemmar med @omnämnanden, och få omedelbara notiser.

Gäller för: Procurize.AI Kunskapsbas → Dokument
Användarroller: Administratör, Redaktör, Säkerhetschef (kan kommentera) | Granskare (endast läsning)

Översikt

Procurize.AI introducerar nu kommentarer i kontext från Frågeformulär‑modulen till dina Kunskapsbas‑dokument. Du kan lämna återkoppling, ställa frågor eller starta en diskussion:

• På hela dokumentet – via verktygsfältet
• På ett specifikt fragment (stycke, rubrik, listobjekt, tabelldel) – via kommentarsikonen ovanför varje fragment

Alla kommentarer är synliga för alla. Användare som @omnämns får notiser. Granskare kan läsa alla kommentarer men kan varken posta eller svara.

Vem kan göra vad

🔒 Granskarrollen har minimala rättigheter – skrivskyddad åtkomst till kommentarer för efterlevnadskontroll.
👁️ “Följ”‑knappen finns för alla – klicka på den på vilket dokument som helst för att få e‑post‑/app‑notiser för alla nya kommentarer (inte bara @omnämnanden).

Två sätt att lämna kommentarer

1. Kommentera hela dokumentet

Öppna vilket dokument som helst → Verktygsfält → klicka “Lämna en kommentar” (pratbubbel‑ikon).

• En kommentarpanel öppnas på höger sida.
• Skriv ditt meddelande, @omnämn kollegor vid behov, och posta.
• Kommentaren är kopplad till dokumentet som helhet – inte till ett specifikt fragment.

Använd detta för: allmän återkoppling, godkännande‑förfrågningar eller frågor som gäller hela dokumentet.

2. Kommentera ett specifikt fragment (i kontext)

När du visar ett dokument har varje fragment (stycke, rubrik, lista, tabelldel) en liten “Lämna en kommentar”‑ikon ovanför (på högra sidan).

Klicka på den ikonen → en kommentarpanel öppnas, förhandslänkad till just det fragmentet.

• Fragmentet markeras när kommentaren är aktiv.
• Svar hålls fästa vid samma fragment.
• Navigering från kommentarslistan hoppar direkt till fragmentet i dokumentvisaren.

Använd detta för: föreslå en formulering, fråga om en specifik klausul, eller flagga en inkonsekvens i en mening.

Svara på kommentarer & trådade diskussioner

• Alla kommentarer (på dokument‑ eller fragmentnivå) kan ha nästlade svar.
• För att svara: klicka “Svara” under kommentaren → skriv ditt svar → posta.
• Alla svar hålls samlade i en tråd, så att kontexten förblir tydlig.

💡 Detta fungerar exakt som meddelandepanelen i Frågeformuläret, men är förankrad i dokumentfragment.

@omnämnanden & notiser

När du skriver @ följt av ett användarnamn eller e‑post, föreslår Procurize.AI användare från ditt arbetsområde.

• Omnämnda användare får en e‑postnotis (och en app‑notis, om aktiverad).
• Notisen innehåller: dokumentnamn, citat av fragmentet (vid kommentarmärkt fragment) och ditt meddelande.
• Att klicka på notisens länk öppnar dokumentet och scrollar till exakt det fragmentet (eller dokumentrubriken).

⚠️ Endast användare som kan kommentera (Administratör, Redaktör, Säkerhetschef) får använda @omnämnanden. Granskare kan inte omnämna andra (eftersom de inte kan posta).

Visa alla kommentarer

Alla (inklusive Granskare) kan se alla kommentarer:

• Dokument‑nivå kommentarer – synliga i den högra kommentarpanelen (öppnad via verktygsfältet).
• Fragment‑nivå kommentarer – synliga både i kommentarpanelen och markerade med en liten badge ovanför fragmentet (visar antal kommentarer).
• Klicka på någon kommentar i panelen → dokumentet scrollar till det relaterade fragmentet (eller dokumentets topp för dokument‑nivå kommentarer).

Exempel på arbetsflöde – granska ett avtal

1. Juridisk ansvarig (Redaktör) öppnar ett leverantörsavtal → klickar “Lämna en kommentar” ovanför klausulen om ansvarsfrihet.
2. Skriver: @John_Procurement Är ansvarsgränsen korrekt satt till 500 000 kr? Detta strider mot vår standardpolicy.
3. John (Visare) får en e‑postnotis → klickar på länken → ser det markerade stycket.
4. John svarar: Bra påpekat – bör vara 1 Mkr. Jag redigerar när vi bekräftat.
5. Granskaren öppnar senare samma dokument, läser hela tråden, men kan inte posta.

All kommunikation sker i Procurize.AI – inga förlorade e‑postmeddelanden eller Slack‑trådar.

Kommentering vs. AI‑analys – hur de samverkar

Du kan lämna en kommentar på ett fragment som har en AI‑varning – exempel: “AI säger att detta strider mot policy X – kan vi gå igenom detta tillsammans?”

Vanliga frågor (FAQ)

Q: Kan jag redigera eller ta bort min egen kommentar?
A: Ja – men bara om ingen har svarat på den. Så snart en kommentar har ett svar inaktiveras redigering och borttagning för att behålla trådens integritet.

Q: Vad händer med kommentarer när ett fragment redigeras?
A: Det gamla fragmentet märks som ”Deleted”. Om det hade kommentarer förblir de synliga i den globala kommentarpanelen när du aktiverar ”Visa raderade sektioner” (detta alternativ visas endast när sådana fragment finns). Du kan fortfarande visa och svara på dessa kommentarer. Fragment utan kommentarer tas bort permanent.

Q: Kan jag svara på en kommentar på ett raderat fragment?
A: Ja – med ”Visa raderade sektioner” påslaget är svarsknappen aktiv.

Q: Behåller kommentars‑trådar sig efter dokumentuppdateringar?
A: Kommentarer på oförändrade fragment förblir fästa. Kommentarer på redigerade fragment flyttas till ”Deleted”-status (se ovan).

Q: Kan jag få notiser om nya kommentarer utan att bli @omnämnd?
A: För närvarande triggas notiser endast av @omnämnanden. Använd ”Följ”‑knappen för att bevaka ett dokument.

Q: Vad händer när en Granskare försöker posta en kommentar?
A: ”Lämna en kommentar”‑knappen är dold/inaktiverad. Granskare har skrivrättighet‑frihet för kommentarer.

Q: Finns kommentering även i Frågeformulär‑modulen?
A: Ja – Frågeformuläret har en separat meddelandepanel. Denna artikel behandlar endast Kunskapsbas‑dokument.

Relaterade artiklar

Hur man redigerar ett dokument

Vad är AI‑dokumentanalys?

Hur man använder AI‑dokumentanalys

Hur man kommunicerar i frågeformulär

Roller och behörigheter