Cum să comentați documente și fragmente

Colaborați în context – discutați întregul document sau paragrafe specifice, etichetați colegii cu @mențiuni și primiți notificări instantanee.

Se aplică pentru: Baza de cunoștințe Procurize.AI → Documente
Roluri utilizatori: Administrator, Editor, Manager de Securitate (poate comenta) | Auditor (doar vizualizare)

Prezentare generală

Procurize.AI aduce acum comentarii în context din modulul Chestionar în documentele Bazei de cunoștințe. Puteți lăsa feedback, pune întrebări sau iniția o discuție:

• Pe întregul document – utilizând butonul din bara de instrumente
• Pe un fragment specific (paragraf, titlu, element de listă, celulă de tabel) – utilizând pictograma de comentariu de deasupra fiecărui fragment

Toate comentariile sunt vizibile pentru toată lumea. Utilizatorii @menționați primesc notificări. Auditorii pot citi toate comentariile, dar nu pot posta sau răspunde.

Cine poate face ce

🔒 Rolul de auditor are privilegii minime – acces doar în citire la comentarii pentru revizuirea conformității.
👁️ Butonul „Urmărește” este disponibil pentru toată lumea – faceți clic pe orice document pentru a primi notificări prin email/aplicație pentru toate comentariile noi (nu doar @mențiunile).

Două moduri de a lăsa comentarii

1. Comentariu pe întregul document

Deschideți orice document → Bara de instrumente → faceți clic pe „Lăsați un comentariu” (pictograma de balon de dialog).

• Se deschide un panou de comentarii în partea dreaptă.
• Introduceți mesajul, @menționați colegii dacă e nevoie și postați.
• Comentariul este legat de documentul în întregime – nu de un fragment specific.

Folosiți acest mod pentru: feedback general, cereri de aprobare sau întrebări care se aplică la tot documentul.

2. Comentariu pe un fragment specific (în context)

În timp ce vizualizați un document, fiecare fragment (paragraf, titlu, listă, rând de tabel) are o mică pictogramă „Lăsați un comentariu” deasupra (în partea dreaptă).

Faceți clic pe acea pictogramă → se deschide un panou de comentarii, pre‑legat de acel fragment exact.

• Fragmentul este evidențiat când comentariul este activ.
• Răspunsurile rămân atașate aceluiași fragment.
• Navigarea din lista de comentarii duce direct la fragmentul respectiv în vizualizatorul de documente.

Folosiți acest mod pentru: sugerarea unei modificări de formulare, întrebări despre o clauză specifică sau semnalarea unei incoerențe într-o frază.

Răspuns la comentarii și discuții în lanț

• Orice comentariu (la nivel de document sau de fragment) poate avea răspunsuri încastrate.
• Pentru a răspunde: faceți clic pe „Răspunde” sub comentariu → introduceți răspunsul → postați.
• Toate răspunsurile rămân grupate într-un fir, păstrând contextul clar.

💡 Acest lucru funcționează exact ca panoul de mesaje din Chestionar, dar este ancorat la fragmentele documentului.

@mențiuni & notificări

Când tastați @ urmat de un nume de utilizator sau email, Procurize.AI sugerează utilizatori din spațiul de lucru.

• Utilizatorii menționați primesc o notificare prin email (și notificare în aplicație, dacă este activată).
• Notificarea include: numele documentului, citatul fragmentului (dacă este comentariu pe fragment) și mesajul dumneavoastră.
• Făcând clic pe linkul din notificare se deschide documentul și se derulează la fragmentul exact (sau la antetul documentului).

⚠️ Doar utilizatorii care pot comenta (Administrator, Editor, Viewer) pot folosi @mențiuni. Auditorii nu pot menționa pe alții (deoarece nu pot posta).

Vizualizarea tuturor comentariilor

Toți utilizatorii (inclusiv Auditorii) pot vedea toate comentariile:

• Comentarii la nivel de document – vizibile în panoul de comentarii din dreapta (deschis prin bara de instrumente).
• Comentarii la nivel de fragment – vizibile atât în panoul de comentarii cât și indicate printr-un mic badge deasupra fragmentului (arată numărul de comentarii).
• Faceți clic pe orice comentariu din panou → documentul se derulează la fragmentul asociat (sau la începutul documentului pentru comentariile la nivel de document).

Flux de lucru exemplu – revizuirea unui contract

1. Responsabil Legal (Editor) deschide un acord cu furnizorul → face clic pe „Lăsați un comentariu” deasupra paragrafului de despăgubire.
2. Scrie: @John_Procurement Este plafonul de răspundere setat corect la 500.000 $? Aceasta intră în conflict cu politica noastră standard.
3. John (Viewer) primește o notificare prin email → dă clic pe link → vede paragraful evidențiat.
4. John răspunde: Observație bună – ar trebui să fie 1M $. Voi edita după confirmare.
5. Auditorul deschide ulterior același document, citește întregul fir, dar nu poate posta.

Toată comunicarea rămâne în interiorul Procurize.AI – fără emailuri pierdute sau fire Slack.

Comentarii vs. Analiză AI – cum lucrează împreună

Puteți lăsa un comentariu pe un fragment care are un avertisment AI – de exemplu: „AI spune că acesta intră în conflict cu politica X – putem revizui împreună?”

Întrebări frecvente (FAQ)

Î: Pot edita sau șterge propriul meu comentariu?
R: Da – dar numai dacă nimeni nu a răspuns la el. Odată ce un comentariu are un răspuns, editarea și ștergerea sunt dezactivate pentru a menține coerența firului.

Î: Ce se întâmplă cu comentariile când un fragment este editat?
R: Fragmentul vechi este marcat ca „Șters”. Dacă avea comentarii, acestea rămân vizibile în panoul global de comentarii după activarea opțiunii „Afișează secțiunile șterse” (această opțiune apare doar când există astfel de fragmente). Puteți în continuare vizualiza și răspunde la acele comentarii. Fragmentele fără comentarii sunt șterse permanent.

Î: Pot răspunde la un comentariu pe un fragment șters?
R: Da – cu opțiunea „Afișează secțiunile șterse” activată, butonul de răspuns rămâne activ.

Î: Supraviețuiesc firele de comentarii actualizărilor documentului?
R: Comentariile pe fragmente neschimbate rămân atașate. Comentariile pe fragmente editate trec în starea „Șters” (vezi mai sus).

Î: Pot fi notificat de orice comentariu nou fără să fiu @menționat?
R: În prezent, doar @mențiunile declanșează notificări. Folosiți butonul „Urmărește” pentru a monitoriza un document.

Î: Ce se întâmplă când un Auditor încearcă să posteze un comentariu?
R: Butonul „Lăsați un comentariu” este ascuns/dezactivat. Auditorii au acces doar în citire la comentarii.

Î: Comentariile sunt disponibile și în modulul Chestionar?
R: Da – Chestionarul are un panou de mesaje separat. Acest articol se referă doar la documentele Bazei de cunoștințe.

Articole conexe

Cum să editați un document

Ce este Analiza Documentelor AI?

Cum să folosiți Analiza Documentelor AI

Cum să comunicați în chestionare

Roluri și permisiuni