Hoe te reageren op documenten en fragmenten
Samenwerken in context – bespreek volledige documenten of specifieke alinea’s, tag teamgenoten met @mentions en ontvang direct een melding.
Geldig voor: Procurize.AI Kennisbank → Documenten
Gebruikersrollen: Admin, Editor, Security Manager (kunnen reageren) | Auditor (alleen‑lezen)
Overzicht
Procurize.AI brengt nu in‑context opmerkingen uit de Questionnaire‑module naar je Kennisbank‑documenten. Je kunt feedback geven, vragen stellen of een discussie starten:
- Op het hele document – via de knop in de toolbar
- Op een specifiek fragment (paragraaf, kop, lijstitem, tabelcel) – via het opmerkingen‑icoontje boven elk fragment
Alle opmerkingen zijn zichtbaar voor iedereen. Gebruikers die @mentioned worden ontvangen meldingen. Auditors kunnen alle opmerkingen lezen, maar niet plaatsen of reageren.
Wie kan wat doen
| Actie | Beheerder | Editor | Security Manager | Auditor |
|---|---|---|---|---|
| Alle opmerkingen bekijken | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Een nieuwe opmerking plaatsen (document of fragment) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Op een opmerking reageren | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| @mention van een andere gebruiker | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Meldingen ontvangen bij mention | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Een document volgen (meldingen voor alle nieuwe opmerkingen) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
🔒 Auditor rol heeft minimale rechten – alleen‑lezen toegang tot opmerkingen voor compliance‑review.
👁️ “Volgen”-knop is beschikbaar voor iedereen – klik erop in elk document om e‑mail‑/in‑app‑meldingen te ontvangen voor alle nieuwe opmerkingen (niet alleen @mentions).
Twee manieren om opmerkingen te plaatsen
1. Opmerking op het hele document
Open een document → Toolbar → klik “Leave a comment” (spraakballon‑icoon).
- Er opent een opmerkingen‑paneel aan de rechterkant.
- Typ je bericht, @mention collega’s indien nodig, en plaats het.
- De opmerking is gekoppeld aan het document als geheel – niet aan een specifiek fragment.
Gebruik dit voor: algemene feedback, goedkeuringsverzoeken, of vragen die op het hele document van toepassing zijn.
2. Opmerking op een specifiek fragment (In‑Context)
Tijdens het bekijken van een document heeft elk fragment (paragraaf, kop, lijst, tabelrij) een klein “Leave a comment”‑icoontje erboven (rechts).
Klik dat icoontje → er opent een opmerkingen‑paneel, vooraf gekoppeld aan dat exacte fragment.
- Het fragment wordt gemarkeerd wanneer de opmerking actief is.
- Reacties blijven gekoppeld aan datzelfde fragment.
- Navigatie vanuit de opmerkingenlijst springt direct naar dat fragment in de documentviewer.
Gebruik dit voor: een tekstuele wijziging voorstellen, een vraag stellen over een specifieke clausule, of een inconsistentie in één zin markeren.
Reageren op opmerkingen & doorlopende discussies
- Elke opmerking (op document‑niveau of fragment‑niveau) kan geneste reacties hebben.
- Om te reageren: klik “Reply” onder de opmerking → typ je antwoord → plaats het.
- Alle reacties blijven gegroepeerd in een thread, zodat de context duidelijk blijft.
💡 Dit werkt exact zoals het messaging‑paneel in de Questionnaire, maar dan verankerd aan document‑fragmenten.
@Mentions & Meldingen
Wanneer je @ typt gevolgd door een gebruikersnaam of e‑mail, suggereert Procurize.AI gebruikers uit je werkruimte.
- Genoemde gebruikers ontvangen een e‑mailmelding (en een in‑app‑melding, indien ingeschakeld).
- De melding bevat: documentnaam, fragment‑citaat (bij een fragment‑opmerking) en je bericht.
- Klikken op de meldingslink opent het document en scrollt naar het exacte fragment (of de document‑header).
⚠️ Alleen gebruikers die kunnen reageren (Admin, Editor, Viewer) mogen @mentions gebruiken. Auditors kunnen geen anderen mentionen (omdat ze niet kunnen posten).
Alle opmerkingen bekijken
Iedereen (inclusief Auditors) kan alle opmerkingen zien:
- Document‑niveau opmerkingen – zichtbaar in het rechter‑zijpaneel (geopend via de toolbar).
- Fragment‑niveau opmerkingen – zichtbaar zowel in het paneel als gemarkeerd door een klein badge‑icoontje boven het fragment (geeft het aantal opmerkingen weer).
- Klik op een opmerking in het paneel → het document scrollt naar het gerelateerde fragment (of naar de top van het document voor document‑niveau opmerkingen).
Voorbeeldworkflow – Een contract beoordelen
- Legal Lead (Editor) opent een leveranciers‑overeenkomst → klikt “Leave a comment” boven de indemnificatie‑paragraaf.
- Typt:
@John_Procurement Is de liability cap correct ingesteld op $500k? Dit conflicteert met ons standaardbeleid. - John (Viewer) ontvangt een e‑mailmelding → klikt de link → ziet de gemarkeerde paragraaf.
- John reageert:
Goed gezien – moet $1M zijn. Ik pas het aan zodra we bevestiging hebben. - Auditor opent later hetzelfde document, leest de volledige thread, maar kan niet reageren.
Alle communicatie blijft binnen Procurize.AI – geen verloren e‑mails of Slack‑threads.
Opmerkingen vs. AI‑analyse – Hoe ze samenwerken
| Functie | Doel |
|---|---|
| AI‑analyse | Detecteert automatisch inconsistenties & suggereert oplossingen |
| Opmerkingen | Menselijke samenwerking – stel vragen, doe voorstellen, vraag om verduidelijking |
Je kunt een opmerking plaatsen op een fragment met een AI‑waarschuwing – bijvoorbeeld: “AI zegt dat dit conflicteert met beleid X – kunnen we dit samen bekijken?”
Veelgestelde vragen (FAQ)
Q: Kan ik mijn eigen opmerking bewerken of verwijderen?
A: Ja – maar alleen als er nog geen reacties op zijn geplaatst. Zodra een opmerking een reactie heeft, worden bewerken en verwijderen uitgeschakeld om de thread consistent te houden.
Q: Wat gebeurt er met opmerkingen wanneer een fragment wordt bewerkt?
A: Het oude fragment wordt gemarkeerd als “Deleted”. Als het opmerkingen had, blijven deze zichtbaar in het globale opmerkingen‑paneel nadat je “Show deleted sections” hebt ingeschakeld (deze optie verschijnt alleen wanneer zulke fragmenten bestaan). Je kunt die opmerkingen nog steeds bekijken en erop reageren. Fragmenten zonder opmerkingen worden permanent verwijderd.
Q: Kan ik reageren op een opmerking bij een verwijderd fragment?
A: Ja – met “Show deleted sections” ingeschakeld blijft de reactie‑knop actief.
Q: Overleven discussie‑threads documenten‑updates?
A: Opmerkingen op ongewijzigde fragmenten blijven gekoppeld. Opmerkingen op bewerkte fragmenten gaan naar de status “Deleted” (zie hierboven).
Q: Krijg ik een melding voor elke nieuwe opmerking zonder @mention?
A: Momenteel triggeren alleen @mentions meldingen. Gebruik de “Follow”‑knop om een document te volgen voor alle nieuwe opmerkingen.
Q: Wat gebeurt er als een Auditor een opmerking probeert te plaatsen?
A: De “Leave a comment”‑knop is verborgen/uitgeschakeld. Auditors hebben alleen‑lezen rechten voor opmerkingen.
Q: Is reageren ook beschikbaar in de Questionnaire‑module?
A: Ja – de Questionnaire heeft een apart messaging‑paneel. Dit artikel heeft betrekking op alleen Kennisbank‑documenten.
Gerelateerde artikelen
Hoe AI‑documentanalyse te gebruiken