Kaip komentuoti dokumentus ir fragmentus
Bendradarbiaukite kontekste – diskutuokite visus dokumentus arba konkrečias pastraipas, pažymėkite komandos narius @paminėjimais ir gaukite momentinius pranešimus.
Taikoma: Procurize.AI Žinių bazė → Dokumentai
Vartotojų rolės: Administratorius, Redaktorius, Saugumo vadovas (gali komentuoti) | Auditorius (tik skaitymas)
Apžvalga
Procurize.AI dabar įtraukia kontekstinius komentarus iš Klausimynų modulio į jūsų Žinių bazės dokumentus. Galite palikti atsiliepimus, užduoti klausimus arba pradėti diskusiją:
- Visam dokumentui – naudojant įrankių juostos mygtuką
- Konkrečiam fragmentui (pastraipa, antraštė, sąrašo elementas, lentelės langelis) – naudojant komentarų piktogramą virš kiekvieno fragmento
Visi komentarai matomi visiems. Vartotojai, kuriuos @paminėjo, gauna pranešimus. Auditoriai gali skaityti visus komentarus, bet negali jų rašyti ar atsakinėti.
Kas gali ką daryti
| Veiksmas | Administratorius | Redaktorius | Saugumo vadovas | Auditorius |
|---|---|---|---|---|
| Peržiūrėti visus komentarus | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Palikti naują komentarą (dokumentas arba fragmentas) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Atsakyti į komentarą | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| @paminėti kitą vartotoją | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Gauti pranešimus, kai esate paminėtas | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| „Stebėti“ dokumentą (gauti pranešimus apie visus naujus komentarus) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
🔒 Auditoriaus rolė turi minimalias teises – tik skaityti komentarus atitikties patikrinimui.
👁️ „Stebėti“ mygtukas prieinamas visiems – spustelėkite jį bet kuriame dokumente, kad gautumėte el. paštu / programėlėje pranešimus apie visus naujus komentarus (ne tik @paminėjimus).
Du būdai palikti komentarus
1. Komentuoti visą dokumentą
Atidarykite bet kurį dokumentą → Įrankių juosta → spustelėkite „Palikti komentarą“ (burbulo piktograma).
- Dešinėje pusėje atsiveria komentarų skydelis.
- Įrašykite savo žinutę, @paminėkite kolegas, jei reikia, ir paskelbkite.
- Komentaras susietas su visu dokumentu – ne su konkrečiu fragmentu.
Naudokite, kai: bendri atsiliepimai, patvirtinimo prašymai arba klausimai, taikomi visam dokumentui.
2. Komentuoti konkretų fragmentą (kontekstinis)
Žiūrėdami dokumentą, kiekvienas fragmentas (pastraipa, antraštė, sąrašas, lentelės eilutė) turi mažą „Palikti komentarą“ piktogramą virš jo (dešinėje pusėje).
Spustelėkite tą piktogramą → atsivers komentarų skydelis, susietas su konkrečiu fragmentu.
- Fragmentas bus paryškintas, kai komentaras aktyvus.
- Atsakymai lieka susiję su tuo pačiu fragmentu.
- Peršokimas iš komentarų sąrašo tiesiogiai atveria tą fragmentą peržiūros lange.
Naudokite, kai: siūlomas teksto pakeitimas, klausimas apie konkretų punktą arba vienos sakinio nesutapimas.
Atsakymas į komentarus ir gijuojamos diskusijos
- Bet kuriuo metu komentaras (dokumentų lygmenyje arba fragmentų lygmenyje) gali turėti įdėtinius atsakymus.
- Atsakyti: spustelėkite „Atsakyti“ po komentaru → įrašykite atsakymą → paskelbkite.
- Visi atsakymai išlieka grupėje, išlaikant kontekstą.
💡 Tai veikia lygiai taip pat kaip Klausimynų žinučių skydelis, tik prisegta prie dokumentų fragmentų.
@paminėjimai ir pranešimai
Įvedę @ ir vartotojo vardą arba el. pašto adresą, Procurize.AI pasiūlo darbuotojus iš jūsų darbo erdvės.
- Paminėti vartotojai gauna el. pašto pranešimą (ir programėlės pranešimą, jei įjungta).
- Pranešime nurodomas: dokumento pavadinimas, fragmento citata (jei komentaras fragmentui) ir jūsų žinutė.
- Spustelėjus pranešimo nuorodą, atidaromas dokumentas ir peršokama tiesiai į tą fragmentą (arba dokumento antraštę).
⚠️ Tik vartotojai, kurie gali komentuoti (Administratorius, Redaktorius, Žiūrėtojas) gali naudoti @paminėjimus. Auditoriai jų naudoti negali (nes negali kelti komentarų).
Visi komentarai matomi visiems
Kiekvienas (įskaitant Auditorius) gali matyti visus komentarus:
- Dokumento lygmens komentarai – matomi dešinėje komentaruose skydelyje (atidarytas per įrankių juostą).
- Fragmento lygmens komentarai – matomi tiek komentaruose skydelyje, tiek mažoje ženklelyje virš fragmento (parodo komentarų skaičių).
- Spustelėjus bet kurį komentarą skydelyje → dokumentas peršoksta į susijusį fragmentą (arba į dokumento viršų, jei tai dokumento lygmens komentaras).
Pavyzdinis darbinis procesas – sutarties peržiūra
- Teisinės komandos vadovas (Redaktorius) atidaro tiekėjo sutartį → spustelėja „Palikti komentarą“ virš „Atsakomybės apribojimo“ pastraipos.
- Įrašo:
@John_Procurement Ar atsakomybės limitas teisingai nustatytas 500 tūkst.? Tai prieštarauja mūsų standartinei politikai. - John (Žiūrėtojas) gauna el. pašto pranešimą → spustelėja nuorodą → mato paryškintą pastraipą.
- John atsako:
Geras pastebėjimas – turėtų būti 1 M. Redaguosiu po patvirtinimo. - Auditorius vėliau atidaro tą patį dokumentą, perskaito visą giją, bet negali rašyti.
Visa komunikacija lieka Procurize.AI – nebelieka prarastų el. laiškų ar Slack gijų.
Komentarų ir AI analizės sąveika
| Funkcija | Tikslas |
|---|---|
| AI analizė | Automatiškai aptinka nesutapimus ir siūlo pataisas |
| Komentarai | Žmogiškas bendradarbiavimas – klausimai, pasiūlymai, paaiškinimų prašymai |
Galite palikti komentarą fragmentui, kuriame yra AI įspėjimas – pvz.: „AI teigia, kad tai prieštarauja politikai X – ar galime peržiūrėti kartu?“
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
K: Ar galiu redaguoti arba ištrinti savo komentarą?
A: Taip – bet tik tuo atveju, kai niekas neatsakė į jį. Kai komentarui yra bent vienas atsakymas, redagavimas ir trynimas išjungti, kad gija išliktų nuosekli.
K: Kas nutinka su komentarais, kai fragmentas redaguojamas?
A: Senas fragmentas pažymimas kaip „Ištrintas“. Jei jame buvo komentarų, jie lieka matomi bendrame komentarų skydelyje po to, kai įjungiate „Rodyti ištrintus skyrius“ (ši galimybė pasirodo tik tada, kai yra ištrintų fragmentų). Galite juos peržiūrėti ir atsakyti. Fragmentai be komentarų pašalinami negrįžtamai.
K: Ar galiu atsakyti į komentarą ištrintame fragmente?
A: Taip – su įjungtu „Rodyti ištrintus skyrius“ mygtukas „Atsakyti“ lieka aktyvus.
K: Ar komentaro gijos išlieka po dokumento atnaujinimų?
A: Komentarai neprispaustiems fragmentams lieka prisegti. Komentuoti redaguoti fragmentai pereina į „Ištrintas“ būseną (žr. aukščiau).
K: Ar galiu gauti pranešimą apie bet kurį naują komentarą be @paminėjimo?
A: Šiuo metu pranešimus sukelia tik @paminėjimai. Norint gauti pranešimus apie visus naujus komentarus, naudokite „Stebėti“ mygtuką.
K: Kas vyksta, kai auditorius bando parašyti komentarą?
A: Mygtukas „Palikti komentarą“ yra paslėptas / neaktyvus. Auditoriai turi tik skaitymo teises komentarams.
K: Ar komentarų galimybė prieinama ir Klausimynų modulyje?
A: Taip – Klausimynų modulyje yra atskiras žinučių skydelis. Šiame straipsnyje aprašoma Žinių bazės dokumentų komentavimas.