Cara Mengomentari Dokumen & Fragmen

Berkoordinasi dalam konteks – diskusikan seluruh dokumen atau paragraf tertentu, tandai tim dengan @sebutan, dan dapatkan notifikasi secara instan.

Berlaku untuk: Basis Pengetahuan Procurize.AI → Dokumen
Peran pengguna: Admin, Editor, Manajer Keamanan (dapat mengomentari) | Auditor (hanya melihat)

Gambaran Umum

Procurize.AI kini memperkenalkan komentar dalam konteks dari modul Kuesioner ke dokumen Basis Pengetahuan Anda. Anda dapat memberikan umpan balik, mengajukan pertanyaan, atau memulai diskusi:

Pada seluruh dokumen – menggunakan tombol di bilah alat
Pada fragmen tertentu (paragraf, judul, item daftar, sel tabel) – menggunakan ikon komentar di atas setiap fragmen

Semua komentar terlihat oleh semua orang. Pengguna yang @disebut akan menerima notifikasi. Auditor dapat membaca semua komentar tetapi tidak dapat mengirim atau membalas.

Siapa yang Dapat Melakukan Apa

Tindakan	Admin	Editor	Manajer Keamanan	Auditor
Melihat semua komentar	✅	✅	✅	✅
Menambahkan komentar baru (dokumen atau fragmen)	✅	✅	✅	❌
Membalas komentar	✅	✅	✅	❌
@menyebut pengguna lain	✅	✅	✅	❌
Menerima notifikasi saat disebut	✅	✅	✅	✅
Mengikuti dokumen (mendapatkan notifikasi semua komentar baru)	✅	✅	✅	✅

🔒 Peran Auditor memiliki hak istimewa minimum – akses baca‑saja ke komentar untuk keperluan audit.
👁️ Tombol “Ikuti” tersedia untuk semua orang – klik pada dokumen apa pun untuk menerima notifikasi email/aplikasi untuk semua komentar baru (bukan hanya @sebutan).

Dua Cara Menambahkan Komentar

1. Mengomentari Seluruh Dokumen

Buka dokumen apa pun → Bilah Alat → klik “Tinggalkan komentar” (ikon gelembung percakapan).

Panel komentar terbuka di sisi kanan.
Ketik pesan Anda, @sebutkan kolega jika diperlukan, lalu posting.
Komentar terikat pada dokumen secara keseluruhan – bukan pada fragmen tertentu.

Gunakan ini untuk: umpan balik umum, permintaan persetujuan, atau pertanyaan yang berlaku untuk seluruh dokumen.

2. Mengomentari Fragmen Tertentu (Dalam‑Konteks)

Saat melihat dokumen, setiap fragmen (paragraf, judul, daftar, baris tabel) memiliki ikon kecil “Tinggalkan komentar” di atasnya (di sisi kanan).

Klik ikon tersebut → panel komentar terbuka, terhubung langsung ke fragmen itu.

Fragmen disorot ketika komentar aktif.
Balasan tetap melekat pada fragmen yang sama.
Navigasi dari daftar komentar langsung melompat ke fragmen tersebut di penampil dokumen.

Gunakan ini untuk: menyarankan perubahan kata, menanyakan tentang klausa tertentu, atau menandai inkonsistensi dalam satu kalimat.

Membalas Komentar & Diskusi Beruntai

Setiap komentar (level dokumen atau level fragmen) dapat memiliki balasan bersarang.
Untuk membalas: klik “Balas” di bawah komentar → ketik respons Anda → posting.
Semua balasan tetap dikelompokkan dalam satu thread, menjaga konteks tetap jelas.

💡 Fungsinya persis seperti panel pesan Kuesioner, tetapi terikat pada fragmen dokumen.

@Sebutan & Notifikasi

Saat Anda mengetik @ diikuti nama pengguna atau email, Procurize.AI akan menyarankan pengguna dari ruang kerja Anda.

Pengguna yang disebut menerima notifikasi email (dan notifikasi dalam aplikasi, bila diaktifkan).
Notifikasi mencakup: nama dokumen, kutipan fragmen (jika komentar fragmen), dan pesan Anda.
Mengklik tautan notifikasi membuka dokumen dan menggulir ke fragmen yang tepat (atau ke judul dokumen).

⚠️ Hanya pengguna yang dapat mengomentari (Admin, Editor, Viewer) yang dapat menggunakan @sebutan. Auditor tidak dapat menyebut orang lain (karena mereka tidak dapat memposting).

Melihat Semua Komentar

Semua orang (termasuk Auditor) dapat melihat semua komentar:

Komentar level dokumen – terlihat di panel komentar sisi kanan (dibuka lewat bilah alat).
Komentar level fragmen – terlihat baik di panel komentar maupun ditandai dengan badge kecil di atas fragmen (menunjukkan jumlah komentar).
Klik komentar mana pun di panel → dokumen menggulir ke fragmen terkait (atau ke atas dokumen untuk komentar level dokumen).

Alur Kerja Contoh – Meninjau Kontrak

Pemimpin Legal (Editor) membuka perjanjian pemasok → mengklik “Tinggalkan komentar” di atas paragraf ganti rugi.
Menulis: @John_Procurement Apakah batas tanggung jawab sudah benar $500k? Ini bertentangan dengan kebijakan standar kami.
John (Viewer) menerima notifikasi email → mengklik tautan → melihat paragraf yang disorot.
John membalas: Catatan bagus – seharusnya $1M. Saya akan edit setelah konfirmasi.
Auditor kemudian membuka dokumen yang sama, membaca seluruh thread, tetapi tidak dapat memposting.

Semua komunikasi tetap berada dalam Procurize.AI – tidak ada email atau thread Slack yang hilang.

Komentar vs. Analisis AI – Cara Kerja Bersama

Fitur	Tujuan
Analisis AI	Secara otomatis mendeteksi inkonsistensi & menyarankan perbaikan
Komentar	Kolaborasi manusia – ajukan pertanyaan, usulkan perubahan, minta klarifikasi

Anda dapat meninggalkan komentar pada fragmen yang memiliki peringatan AI – misalnya: “AI mengatakan ini bertentangan dengan kebijakan X – dapatkah kita tinjau bersama?”

Pertanyaan yang Sering Diajukan (FAQ)

T: Bisakah saya mengedit atau menghapus komentar saya sendiri?
J: Ya – tetapi hanya jika tidak ada yang membalasnya. Setelah ada balasan, pengeditan dan penghapusan dinonaktifkan agar thread tetap konsisten.

T: Apa yang terjadi pada komentar ketika fragmen diedit?
J: Fragmen lama ditandai sebagai “Dihapus”. Jika memiliki komentar, komentar tetap terlihat di panel komentar global setelah Anda mengaktifkan “Tampilkan bagian yang dihapus” (opsi ini muncul hanya ketika ada fragmen semacam itu). Anda masih dapat melihat dan membalas komentar tersebut. Fragmen tanpa komentar dihapus secara permanen.

T: Bisa saya membalas komentar pada fragmen yang sudah dihapus?
J: Ya – dengan opsi “Tampilkan bagian yang dihapus” aktif, tombol balas tetap berfungsi.

T: Apakah thread komentar bertahan setelah pembaruan dokumen?
J: Komentar pada fragmen yang tidak berubah tetap melekat. Komentar pada fragmen yang diedit berpindah ke status “Dihapus” (lihat penjelasan di atas).

T: Bisakah saya mendapatkan notifikasi untuk setiap komentar baru tanpa @sebutan?
J: Saat ini, hanya @sebutan yang memicu notifikasi. Gunakan tombol “Ikuti” untuk memantau dokumen.

T: Apa yang terjadi jika Auditor mencoba memposting komentar?
J: Tombol “Tinggalkan komentar” disembunyikan/di-nonaktifkan. Auditor hanya memiliki hak baca untuk komentar.

T: Apakah komentar juga tersedia di modul Kuesioner?
J: Ya – Kuesioner memiliki panel pesan terpisah. Artikel ini hanya membahas dokumen Basis Pengetahuan.