Hogyan lehet megjegyzéseket fűzni dokumentumokhoz és töredékekhez
Dolgozzon a kontextusban – beszélje meg az egész dokumentumokat vagy konkrét bekezdéseket, jelölje meg a csapattagokat @említésekkel, és kapjon azonnali értesítést.
Alkalmazandó: Procurize.AI Tudásbázis → Dokumentumok
Felhasználói szerepkörök: Admin, Szerkesztő, Biztonsági Menedzser (megjegyzést fűzhet) | Auditor (csak olvasás)
Áttekintés
A Procurize.AI most a kérdőív modulból származó kontextus‑beli megjegyzést hozza el az Ön Tudásbázis dokumentumaiba. Visszajelzést adhat, kérdéseket tehet fel, vagy indíthat megbeszélést:
- Az egész dokumentumra – az eszköztár gombjával
- Egy konkrét töredékre (bekezdés, cím, listaelem, táblázatcell) – a töredék felett megjelenő megjegyzés‑ikonra kattintva
Minden megjegyzés mindenki számára látható. A @említett felhasználók értesítést kapnak. Az auditorok elolvashatják a megjegyzéseket, de nem posztolhatnak vagy válaszolhatnak.
Ki mit tehet
| Művelet | Admin | Szerkesztő | Biztonsági Menedzser | Auditor |
|---|---|---|---|---|
| Összes megjegyzés megtekintése | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Új megjegyzés fűzése (dokumentum vagy töredék) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Válasz egy megjegyzésre | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| @említés más felhasználóra | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Értesítés a @említésekről | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Dokumentum követése (értesítések minden új megjegyzésről) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
🔒 Az auditor szerepkör minimális jogosultságokkal rendelkezik – csak olvasási hozzáférés a megjegyzésekhez a megfelelőség ellenőrzéséhez.
👁️ A „Követés” gomb mindenki számára elérhető – kattintson rá bármely dokumentumon, hogy e‑mail/alkalmazás‑értesítést kapjon az összes új megjegyzésről (nem csak a @említésekről).
Két mód a megjegyzések fűzésére
1. Megjegyzés az egész dokumentumra
Nyisson meg egy dokumentumot → Eszköztár → kattintson a „Megjegyzés hozzáadása” (buborék ikon) gombra.
- A jobb oldalon megjelenik egy megjegyzés‑panel.
- Írja be üzenetét, szükség esetén @említse kollégáit, majd posztolja.
- A megjegyzés az egész dokumentumhoz kapcsolódik – nem egy konkrét töredékhez.
Használja ezt általános visszajelzéshez, jóváhagyási kérésekhez vagy olyan kérdésekhez, amelyek az egész dokumentumra vonatkoznak.
2. Megjegyzés egy konkrét töredékre (kontextus‑beli)
Dokumentum megtekintése közben minden töredék (bekezdés, cím, lista, táblázatsor) mellett megjelenik egy kis „Megjegyzés hozzáadása” ikon a jobb oldalon.
Kattintson az ikonra → egy megjegyzés‑panel nyílik meg, a pontos töredékhez előre kapcsolódva.
- A töredék kiemelésre kerül, amikor a megjegyzés aktív.
- A válaszok ugyanahhoz a töredékhez maradnak csatolva.
- A megjegyzéslistából való navigáció közvetlenül a töredékhez ugrik a dokumentumnézőben.
Használja ezt, ha például szóhasználati módosítást javasol, egy konkrét klauzuláról kérdez, vagy egyetlen mondatban észlelt inkonzisztenciát szeretne jelezni.
Válasz a megjegyzésekre és szálas beszélgetések
- Bármely megjegyzés (dokumentumszintű vagy töredékszintű) beágyazott válaszokkal rendelkezhet.
- Válaszhoz kattintson a „Válasz” gombra a megjegyzés alatt → írja be válaszát → posztolja.
- Minden válasz egy szálban marad, így a kontextus egyértelmű.
💡 Ez pontosan úgy működik, mint a kérdőív üzenőpanelje, csak a dokumentumtöredékekhez van rögzítve.
@említések és értesítések
Amikor beírja a @ jelet egy felhasználónév vagy e‑mail után, a Procurize.AI javaslatokat ad a munkaterülete felhasználóira.
- Az @említett felhasználók e‑mail értesítést (és alkalmazáson belüli értesítést, ha engedélyezve van) kapnak.
- Az értesítés tartalmazza: dokumentum neve, töredék idézet (ha töredékre vonatkozik), és az Ön üzenetét.
- Az értesítésre kattintva a dokumentum megnyílik, és a pontos töredékhez (vagy a dokumentum fejléchez) görget.
⚠️ Csak azok a felhasználók használhatják a @említéseket, akik megjegyzést fűzhetnek (Admin, Szerkesztő, Viewer). Az auditorok nem említhetnek másokat (mivel nem tudnak posztolni).
Az összes megjegyzés megtekintése
Mindenki (az auditorokkal együtt) láthatja az összes megjegyzést:
- Dokumentumszintű megjegyzések – a jobb oldali megjegyzés‑panelben láthatók (eszköztárról nyitható).
- Töredékszintű megjegyzések – a megjegyzés‑panelben és egy kis jelvényben a töredék felett (a megjegyzések számát mutatja).
- Kattintson bármely megjegyzésre a panelen → a dokumentum a kapcsolódó töredékhez (vagy a dokumentum tetejéhez dokumentumszintű megjegyzésnél) görget.
Példa munkafolyamat – Szerződés felülvizsgálata
- Jogász (Szerkesztő) megnyit egy beszállítói szerződést → kattint a „Megjegyzés hozzáadása” ikonra az indemnizációs bekezdés felett.
- Beírja:
@John_Procurement A felelősségkorlát helyesen $500 ezer‑re van állítva? Ez ellentétes a standard szabályzatunkkal. - John (Viewer) e‑mail értesítést kap → rákattint a hivatkozásra → látja a kiemelt bekezdést.
- John válaszol:
Jó észrevétel – $1 M‑nek kellene lennie. A megerősítés után szerkesztem. - Auditor később megnyitja ugyanazt a dokumentumot, elolvassa az egész szálat, de nem tud posztolni.
Minden kommunikáció a Procurize.AI‑ban marad – így nincs elveszett e‑mail vagy Slack szál.
Megjegyzés vs. AI elemzés – hogyan működnek együtt
| Funkció | Cél |
|---|---|
| AI elemzés | Automatikusan észleli az inkonzisztenciákat és javaslatokat tesz |
| Megjegyzések | Emberi együttműködés – kérdések, javaslatok, tisztázás kérése |
Megjegyzést fűzhet egy AI‑figyelmeztetést tartalmazó töredékhez – például: „Az AI szerint ez ütközik a X szabályzattal – át tudnánk nézni együtt?”
Gyakran ismételt kérdések (GYIK)
Q: Szerkeszthetem vagy törölhetem a saját megjegyzésemet?
A: Igen – de csak akkor, ha senki nem válaszolt rá. Ha egy megjegyzésnek már van válasza, a szerkesztés és törlés le van tiltva, hogy a szál konzisztens maradjon.
Q: Mi történik a megjegyzésekkel, ha egy töredéket módosítanak?
A: A régi töredéket „Törölt”‑ként jelöli. Ha voltak megjegyzései, azok a globális megjegyzés‑panelben továbbra is láthatók, miután bekapcsolja a „Törölt szakaszok mutatása” opciót (ez csak akkor jelenik meg, ha ilyen töredékek léteznek). A megjegyzésekkel továbbra is lehet interakciót folytatni. A megjegyzés nélküli töredékek véglegesen eltávolításra kerülnek.
Q: Válaszolhatok egy törölt töredékhez fűzött megjegyzésre?
A: Igen – ha a „Törölt szakaszok mutatása” be van kapcsolva, a válasz gomb aktív marad.
Q: Megmaradnak a megjegyzés‑szálak a dokumentum frissítései után?
A: A módosítatlan töredékekhez fűzött megjegyzések megmaradnak. A módosított töredékek megjegyzései „Törölt” állapotba kerülnek (lásd fent).
Q: Kaphatok értesítést minden új megjegyzésről anélkül, hogy @említést kapnék?
A: Jelenleg csak a @említések váltják ki az értesítést. Használja a „Követés” gombot a dokumentum figyeléséhez.
Q: Mi történik, ha egy auditor megpróbál megjegyzést posztolni?
A: A „Megjegyzés hozzáadása” gomb rejtve vagy letiltva van. Az auditorok csak olvasási jogosultsággal rendelkeznek a megjegyzéseknél.
Q: Elérhető a megjegyzés a Kérdőív modulban is?
A: Igen – a Kérdőívnek külön üzenőpanelje van. Ez a cikk csak a Tudásbázis dokumentumokra vonatkozik.
Kapcsolódó cikkek
Hogyan használjuk az AI dokumentumelemzést