Kako komentirati dokumente i fragmente

Suradnja u kontekstu – raspravljajte o cijelim dokumentima ili pojedinačnim odlomcima, označavajte suradnike @spominjanjima i primajte obavijesti odmah.

Primjenjuje se na: Procurize.AI Baza znanja → Dokumenti
Korisničke uloge: Administrator, Urednik, Sigurnosni menadžer (može komentirati) | Revizor (samo pregled)

Pregled

Procurize.AI sada donosi komentiranje u kontekstu iz modula Upitnik u vaše dokumente Baze znanja. Možete ostaviti povratne informacije, postaviti pitanja ili započeti raspravu:

• Na cijelom dokumentu – putem gumba na alatnoj traci
• Na određenom fragmentu (odlomak, naslov, stavka popisa, ćelija tablice) – klikom na ikonu komentara iznad svakog fragmenta

Svi komentari su vidljivi svima. Korisnici koji su @spomenuti primaju obavijesti. Revizori mogu čitati sve komentare, ali ne mogu objavljivati niti odgovarati.

Tko može što

🔒 Uloga revizora ima minimalna prava – samo čitanje komentara za potrebe revizije.
👁️ Gumb „Praćenje“ dostupan je svima – kliknite ga na bilo kojem dokumentu i primajte e‑mail ili notifikacije u aplikaciji o svim novim komentarima (ne samo o @spominjanjima).

Dva načina za ostavljanje komentara

1. Komentiranje cijelog dokumenta

Otvorite bilo koji dokument → Alatna traka → kliknite „Ostavi komentar“ (ikona govorne mjehurića).

• Panel za komentar otvori se s desne strane.
• Upisujete poruku, po potrebi @spomenete kolege i objavite.
• Komentar je vezan uz cijeli dokument – ne uz određeni fragment.

Koristite ga za: opće povratne informacije, zahtjeve za odobrenje ili pitanja koja se odnose na cijeli dokument.

{title=“Ostavi komentar na dokument” alt=“Ostavi komentar na dokument”}

2. Komentiranje određenog fragmenta (U kontekstu)

Dok pregledavate dokument, svaki fragment (odlomak, naslov, popis, redak tablice) ima malu ikonu „Ostavi komentar“ iznad njega (s desne strane).

Kliknite tu ikonu → panel za komentar otvori se, povezan s tim točnim fragmentom.

• Fragment se ističe dok je komentar aktivan.
• Odgovori ostaju povezani s istim fragmentom.
• Navigacija iz popisa komentara skoči izravno na taj fragment u pregledniku dokumenta.

Koristite ga za: predlaganje promjene formulacije, pitanje o određenoj klauzuli ili označavanje nedosljednosti u jednoj rečenici.

{title=“Ostavi komentar na odjeljak dokumenta” alt=“Ostavi komentar na odjeljak dokumenta”}

Odgovaranje na komentare i tematske rasprave

• Svaki komentar (na razini dokumenta ili fragmenta) može imati ugnježdene odgovore.
• Za odgovor: kliknite „Odgovori“ ispod komentara → upišite svoj odgovor → objavite.
• Svi odgovori ostaju grupirani u niti, čime se jasno zadržava kontekst.

💡 Ovo funkcionira potpuno isto kao panel za poruke u Upitniku, ali je vezano uz fragmente dokumenta.

@Spominjanja i obavijesti

Kada upišete @ i započnete unos korisničkog imena ili e‑maila, Procurize.AI predlaže korisnike iz vašeg radnog prostora.

• Spomenuti korisnici primaju e‑mail obavijest (i notifikaciju u aplikaciji, ako je omogućena).
• Obavijest sadrži: naziv dokumenta, citat fragmenta (ako je komentar na fragmentu) i vašu poruku.
• Klikom na poveznicu u obavijesti dokument se otvara i pomiče na točan fragment (ili zaglavlje dokumenta).

⚠️ Samo korisnici koji mogu komentirati (Administrator, Urednik, Preglednik) smiju koristiti @spominjanja. Revizori ne mogu spominjati druge (budući da ne mogu objavljivati).

Pregled svih komentara

Svi (uključujući revizore) mogu vidjeti sve komentare:

• Komentari na razini dokumenta – vidljivi su u panelu s desne strane (otvoreni putem alatne trake).
• Komentari na razini fragmenta – vidljivi su i u panelu i označeni malom značkom iznad fragmenta (prikazuje broj komentara).
• Klikom na bilo koji komentar u panelu dokument se pomiče do povezanog fragmenta (ili na vrh dokumenta za komentare na razini dokumenta).

Primjer radnog toka – Pregled ugovora

1. Voditelj pravnog odjela (Urednik) otvara ugovor dobavljača → klikne „Ostavi komentar“ iznad odlomka o odšteti.
2. Upisuje: @John_Procurement Je li limit odgovornosti ispravno postavljen na 500 000 €? To je u suprotnosti s našom standardnom politikom.
3. John (Preglednik) prima e‑mail obavijest → klikne poveznicu → vidi istaknuti odlomak.
4. John odgovara: Dobar uvid – trebao bi biti 1 000 000 €. Ažurirat ću nakon što potvrdimo.
5. Revizor kasnije otvara isti dokument, čita cijelu nit, ali ne može objaviti odgovor.

Sva komunikacija ostaje unutar Procurize.AI – nema izgubljenih e‑mailova niti Slack niti.

Komentiranje vs. AI analiza – Kako surađuju

Možete ostaviti komentar na fragmentu koji ima AI upozorenje – npr.: „AI kaže da je ovo u sukobu s politikom X – možemo li ovo pregledati zajedno?“

Često postavljena pitanja (FAQ)

P: Mogu li urediti ili izbrisati vlastiti komentar?
O: Da – ali samo ako nit nema odgovora. Čim netko odgovori, uređivanje i brisanje se onemogućuju kako bi nit ostala dosljedna.

P: Što se događa s komentarima kad se fragment uređa?
O: Stari fragment se označi kao „Izbrisan“. Ako je imao komentare, oni ostaju vidljivi u globalnom panelu nakon što omogućite „Prikaži izbrisane odjeljke“ (ova opcija se pojavljuje samo kada takvi fragmenti postoje). Možete i dalje pregledavati i odgovarati na te komentare. Fragmenti bez komentara uklanjaju se trajno.

P: Mogu li odgovoriti na komentar na izbrisani fragment?
O: Da – uz uključen „Prikaži izbrisane odjeljke“ gumb za odgovor ostaje aktivan.

P: Preživljavaju li niti komentara ažuriranja dokumenta?
O: Komentari na nepromijenjene fragmente ostaju vezani uz njih. Komentari na izmijenjene fragmente prelaze u stanje „Izbrisano“ (vidi gore).

P: Mogu li dobiti obavijest o svakom novom komentaru bez @spominjanja?
O: Trenutno, samo @spominjanja pokreću obavijesti. Koristite gumb „Praćenje“ da biste pratili cijeli dokument.

P: Što se događa kad revizor pokuša objaviti komentar?
O: Gumb „Ostavi komentar“ je skriven/onemogućen. Revizori imaju samo čitanje komentara.

P: Je li komentiranje dostupno i u modulu Upitnik?
O: Da – Upitnik ima zaseban panel za poruke. Ovaj članak pokriva samo dokumente Baze znanja.

Povezani artikli

Kako urediti dokument

Što je AI analiza dokumenata?

Kako koristiti AI analizu dokumenata

Kako komunicirati u upitnicima

Uloge i dozvole