איך להגיב על מסמכים & קטעים

שיתוף פעולה בהקשר – דונו במסמכים שלמים או בפסקאות ספציפיות, תייגו חברי צוות עם @אזכורים וקבלו התראות מיידיות.

חל על: בסיס הידע של Procurize.AI → מסמכים
תפקידי משתמש: מנהל, עורך, מנהל אבטחה (יכול להגיב) | מבקר (צפייה בלבד)

סקירה

Procurize.AI מוסיף כעת תגובות בקונטקסט ממודול השאלון למסמכי בסיס הידע שלכם. אתם יכולים להוסיף משוב, לשאול שאלות או לפתוח דיון:

• על המסמך כולו – באמצעות כפתור בסרגל הכלים
• על קטע ספציפי (פסקה, כותרת, פריט ברשימה, תא בטבלה) – באמצעות סמל התגובה מעל כל קטע

כל ההערות נראות לכולם. משתמשים שנ @מוזכרים מקבלים התראות. מבקרים יכולים לקרוא את כל ההערות אך אינם יכולים לפרסם או להגיב.

מי יכול לעשות מה

🔒 תפקיד מבקר הוא עם ההרשאות המינימליות – גישה לקריאת הערות בלבד לצורך ביקורת תקינה.
👁️ כפתור “מעקב” זמין לכולם – לחצו עליו על כל מסמך כדי לקבל הודעות דוא"ל/אפליקציה על כל ההערות החדשות (ולא רק @אזכורים).

שני דרכים להוסיף תגובות

1. תגובה על המסמך כולו

פתחו כל מסמך → סרגל כלים → לחצו על “להשאיר תגובה” (סמל של בועת דיבור).

• פאנל תגובה נפתח בצד ימין.
• כתבו את ההודעה, תייגו עמיתים אם צריך, ולחצו פרסם.
• ההערה משויכת למסמך כולו – לא לקטע ספציפי.

השתמשו בזה עבור: משוב כללי, בקשות לאישור, או שאלות החלות על כל המסמך.

2. תגובה על קטע ספציפי (בקונטקסט)

בצפייה במסמך, לכל קטע (פסקה, כותרת, רשימה, שורת טבלה) יש סמל קטן של “להשאיר תגובה” מעליו (בצד ימין).

לחצו על הסמל → פאנל תגובה נפתח, מקושר ישירות לקטע זה.

• הקטע מודגש כאשר ההערה פעילה.
• תגובות נותרות מצורפות לאותו קטע.
• ניווט מרשימת ההערות קופץ ישירות לקטע במציג המסמך.

השתמשו בזה עבור: הצעת שינוי ניסוח, שאילה על סעיף ספציפי, או סימון חוסר התאמה במשפט אחד.

תגובה להערות & דיונים מקוונים

• כל הערה (רמת מסמך או רמת קטע) יכולה לכלול תגובות מקוננות.
• כדי להגיב: לחצו על “הגב” תחת ההערה → כתבו תגובה → פרסמו.
• כל התגובות נשמרות בשרשרת, מה שמבטיח שמירה על הקשר ברור.

💡 פעולה זו פועלת בדיוק כמו פאנל ההודעה של השאלון, אך משויכת לקטעי המסמך.

@אזכורים והתראות

כאשר אתם מקלידים @ ולאחריו שם משתמש או אימייל, Procurize.AI מציע משתמשים מהסביבה שלכם.

• משתמשים שמוזכרים מקבלים התראה במייל (והתראה באפליקציה, אם מאופשר).
• ההתראה כוללת: שם המסמך, ציטוט הקטע (אם מדובר בתגובה לקטע), וההודעה שלכם.
• לחיצה על קישור ההתראה פותחת את המסמך ומגילה את הקטע המדויק (או את כותרת המסמך).

⚠️ רק משתמשים ש יכולים להגיב (מנהל, עורך, מציג) יכולים להשתמש ב-@אזכורים. מבקרים אינם יכולים לאזכר אחרים (מאחר שאינם יכולים לפרסם).

צפייה בכל ההערות

כולם (כולל מבקרים) יכולים לראות את כל ההערות:

• הערות ברמת המסמך – נראות בפאנל ההערות הימני (פתוח דרך סרגל הכלים).
• הערות ברמת הקטע – נראות גם בפאנל ההערות וגם מסומנות בבד קטן מעל הקטע (מציגות מספר הערות).
• לחצו על כל הערה בפאנל → המסמך גולל לקטע הרלוונטי (או לראש המסמך עבור הערות ברמת המסמך).

תרחיש עבודה – בדיקת חוזה

1. מוביל משפטי (עורך) פותח הסכם ספק → לוחץ על “להשאיר תגובה” מעל פסקת הפיצוי.
2. כותב: @John_Procurement האם תקרת האחריות מוגדרת נכון ל‑500ק״ע? זה מתנגש עם המדיניות שלנו.
3. John (מציג) מקבל התראה במייל → לוחץ על הקישור → רואה את הפסקה המודגשת.
4. John משיב: תפוס – צריך להיות 1מ״ע. אערוך אחרי האישור.
5. מבקר פותח מאוחר יותר את אותו המסמך, קורא את כל השרשרת, אך אינו יכול לפרסם.

כל התקשורת נשארת בתוך Procurize.AI – ללא מיילים או חוטי Slack אבודים.

תגובות vs. ניתוח AI – איך הם עובדים יחדיו

אפשר להשאיר תגובה על קטע שמקבל אזהרת AI – למשל: “AI אומר שזה מתנגש עם מדיניות X – אפשר לבדוק יחד?”

שאלות נפוצות (FAQ)

ש: האם ניתן לערוך או למחוק את ההערה שלי?
ת: כן – אך רק אם לא נכתבה עליה תגובה. ברגע שיש תגובה, עריכה ומחיקה מושבתים כדי לשמור על רציפות השרשרת.

ש: מה קורה להערות כשהקטע נערך?
ת: הקטע הישן מסומן כ‑“מחולק”. אם היו לו הערות, הן נשארות גלויות בפאנל ההערות הגלובלי אחרי הפעלת “הצג קטעים מחולקים” (אופציה מופיעה רק כאשר קיימים קטעים כאלה). ניתן עדיין לצפות ולהגיב על ההערות. קטעים ללא הערות נמחקים לצמיתות.

ש: האם ניתן להגיב על הערה בקטע מחולק?
ת: כן – כאשר “הצג קטעים מחולקים” פעיל, כפתור התגובה נשאר זמין.

ש: האם שרשראות ההערות נשארות אחרי עדכון המסמך?
ת: הערות על קטעים שלא שונו נותרות מצורפות. הערות על קטעים שנערכו מועברות למצב “מחולק” (ראו למעלה).

ש: האם אוכל לקבל התראה על כל תגובה חדשה ללא @אזכור?
ת: כיום רק @אזכורים מחוללים התראות. השתמשו בכפתור “מעקב” כדי לעקוב אחרי המסמך.

ש: מה קורה כאשר מבקר מנסה לפרסם תגובה?
ת: כפתור “להשאיר תגובה” מוסתר/מבוטל. מבקרים מקבלים גישה לקריאת ההערות בלבד.

ש: האם ניתן לתקשר באמצעות תגובות גם במודול השאלון?
ת: כן – במודול השאלון יש פאנל הודעות נפרד. מאמר זה מתמקד במסמכי בסיס הידע בלבד.

מאמרים קשורים

איך לערוך מסמך

מהו ניתוח מסמכי AI?

איך להשתמש בניתוח מסמכי AI

איך לתקשר בשאלונים

תפקידים והרשאות