Comment modifier un document#

Vue d’ensemble#

Les documents stockés dans la base de connaissances peuvent être modifiés à tout moment. Modifier un document met à jour son contenu ou ses attributs et crée automatiquement une nouvelle révision de document, préservant l’historique complet des modifications.

Procurize.AI rend désormais la modification plus intelligente grâce à :

« Appliquer les suggestions IA » – intégrer directement les corrections recommandées par l’IA pour les incohérences détectées
Vue des différences – comparer visuellement le texte ajouté vs. supprimé avant d’enregistrer

Ouverture d’un document pour modification#

Pour modifier un document :

Sélectionnez le document dans le tableau de la page Documents — ou — Ouvrez‑le depuis une page de catégorie.

Documents

Ouvrez l’onglet Contenu.
Cliquez sur Modifier le document pour activer la modification.

Modification du contenu du document – Actions principales#

En mode édition, vous pouvez :

Modifier directement le texte du document (taper, supprimer, coller)
Coller du contenu mis à jour provenant de n’importe quelle source externe
Améliorer la structure en utilisant « Formater avec l’IA » (reformate automatiquement le texte désordonné ou non structuré)

Formater avec l’IA

Après avoir effectué les modifications, cliquez sur Enregistrer.

Le contenu mis à jour est réindexé dans la base de connaissances
Une nouvelle révision de document est créée automatiquement

✨ Nouvelle fonctionnalité #1 : Bouton « Appliquer les suggestions IA » (corrections guidées par l’IA)#

Si la révision actuelle de votre document a été analysée par Procurize.AI et que l’analyse a détecté :

Des incohérences internes, et/ou
Des conflits externes avec d’autres documents, et/ou
Des suggestions d’amélioration générées par l’IA (section 3 des résultats d’analyse)

…alors le bouton « Appliquer les suggestions IA » apparaît automatiquement dans la barre d’outils de l’éditeur.

Fonctionnement#

Cliquez sur « Appliquer les suggestions IA » → une boîte de dialogue s’ouvre affichant toutes les corrections proposées (reformulation, restructuration, suppression des énoncés conflictuels).
Vous pouvez prévisualiser, sélectionner ou appliquer toutes les suggestions d’un coup.
L’IA modifie directement le texte du document dans l’éditeur selon vos choix.

Dialogue Appliquer les suggestions IA

💡 Cela transforme les résultats d’analyse en améliorations instantanées du document – aucune copie‑collage manuelle des modifications recommandées.

✨ Nouvelle fonctionnalité #2 : Vue des différences après TOUTE modification#

Après toute modification du document en mode édition – que vous :

Tapiez ou colliez manuellement
Cliquiez sur « Formater avec l’IA »
Cliquiez sur « Appliquer les suggestions IA »

…un nouveau bouton « Voir les différences » apparaît dans la barre d’outils de l’éditeur.

Fonctionnement de la vue des différences#

Cliquez sur « Voir les différences » → l’éditeur divise ou superpose une comparaison visuelle montrant :
- Fragments en surbrillance verte = texte ajouté
- Fragments en rouge barrés = texte supprimé
Chaque ajout et chaque suppression sont clairement visibles en un coup d’œil.

Quand la vue des différences reste disponible#

Le mode Vue des différences reste accessible jusqu’à ce que vous :

✅ Enregistrer – toutes les modifications en cours sont envoyées au serveur, une nouvelle révision de document est créée, et la Vue des différences n’est plus nécessaire (les modifications deviennent permanentes).
❌ Annuler – toutes les modifications en cours sont perdues, l’éditeur se ferme sans créer de nouvelle révision, et la Vue des différences disparaît.

💡 Tant que la Vue des différences est disponible, vous pouvez l’activer/désactiver autant de fois que vous le souhaitez. Les modifications sous‑jacentes ne sont définitives qu’après avoir cliqué sur Enregistrer.

Révisions de document et analyse (rappel important)#

Chaque mise à jour de document est stockée comme une révision distincte.
Vous pouvez revenir à n’importe quelle révision précédente si nécessaire.
Les révisions conservent le contenu historique pour l’audit et la révision.
Les résultats d’analyse IA sont liés à une révision de document spécifique – après avoir enregistré les modifications, lancez à nouveau l’analyse IA pour obtenir des résultats mis à jour pour la nouvelle révision.

🧠 Astuce : Utilisez « Appliquer les suggestions IA » → Enregistrer → lancez une nouvelle analyse IA pour vérifier que toutes les incohérences sont résolues.

Modification des attributs du document (Métadonnées)#

Les métadonnées du document peuvent être modifiées depuis l’onglet Attributs (séparé de la modification du contenu).

Vous pouvez mettre à jour :

Nom affiché
Description
État du document
Catégories du document
Projets cibles (espaces de travail)

Modifier les attributs du document

Questions fréquentes (FAQ)#

Q : Quand le bouton « Appliquer les suggestions IA » apparaît‑il ?
R : Uniquement si la révision actuelle a terminé l’analyse IA et que cette analyse a détecté au moins une incohérence avec une correction suggérée. S’il n’y a aucune suggestion, le bouton n’apparaît pas.

Q : Puis‑je utiliser « Appliquer les suggestions IA » plusieurs fois ?
R : Oui – chaque clic réapplique les suggestions disponibles au contenu actuel de l’éditeur. Toutefois, après l’enregistrement, une nouvelle analyse est recommandée.

Q : La Vue des différences montre‑t‑elle les modifications effectuées lors de sessions d’édition précédentes ?
R : Non – la Vue des différences ne compare que le contenu original de l’éditeur (lorsque vous avez cliqué sur « Modifier le document ») avec les modifications non enregistrées actuelles de cette session d’édition.

Q : Puis‑je enregistrer sans consulter la Vue des différences ?
R : Oui – la Vue des différences est optionnelle. Vous pouvez cliquer directement sur Enregistrer sans jamais cliquer sur « Afficher la Vue des différences ».

Q : Que se passe‑t‑il si je ferme l’onglet du navigateur sans enregistrer ?
R : Toutes les modifications non enregistrées sont perdues – comme en cliquant sur Annuler.