Commenter des documents et des fragments#
Collaborer en contexte – discuter de documents entiers ou de paragraphes spécifiques, identifier les coéquipiers avec @mentions, et être notifié instantanément.
S’applique à : Base de connaissances Procurize.AI → Documents
Rôles d’utilisateur : Administrateur, Éditeur, Responsable Sécurité (peut commenter) | Auditeur (lecture‑seule)
Aperçu#
Procurize.AI introduit maintenant le commentaire en contexte du module Questionnaire dans vos documents de la Base de connaissances. Vous pouvez laisser des retours, poser des questions ou démarrer une discussion :
- Sur le document entier – à l’aide du bouton de la barre d’outils
- Sur un fragment spécifique (paragraphe, titre, élément de liste, cellule de tableau) – à l’aide de l’icône de commentaire au-dessus de chaque fragment
Tous les commentaires sont visibles par tout le monde. Les utilisateurs @mentionnés reçoivent des notifications. Les auditeurs peuvent lire tous les commentaires mais ne peuvent ni publier ni répondre.
Qui peut faire quoi#
| Action | Administrateur | Éditeur | Responsable Sécurité | Auditeur |
|---|---|---|---|---|
| Voir tous les commentaires | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Laisser un nouveau commentaire (document ou fragment) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Répondre à un commentaire | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| @mentionner un autre utilisateur | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Recevoir des notifications lorsqu’@mentionné | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Suivre un document (recevoir notifications de tous les nouveaux commentaires) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
🔒 Le rôle Auditeur possède le minimum de privilèges – accès en lecture seule aux commentaires pour la révision de conformité.
👁️ Le bouton « Suivre » est disponible pour tout le monde – cliquez‑le sur n’importe quel document pour recevoir des notifications par courriel ou dans l’application pour tous les nouveaux commentaires (pas seulement les @mentions).
Deux façons de laisser des commentaires#
1. Commenter le document entier#
Ouvrez n’importe quel document → Barre d’outils → cliquez sur « Laisser un commentaire » (icône bulle de parole).
- Un panneau de commentaire s’ouvre sur le côté droit.
- Saisissez votre message, @mentionnez les collègues si nécessaire, et postez.
- Le commentaire est lié à l’ensemble du document – pas à un fragment spécifique.
Utilisez‑cette option pour : retours généraux, demandes d’approbation, ou questions s’appliquant à tout le document.
2. Commenter un fragment spécifique (dans le contexte)#
Lors de la visualisation d’un document, chaque fragment (paragraphe, titre, liste, ligne de tableau) possède une petite icône « Laisser un commentaire » au-dessus (à droite).
Cliquez sur cette icône → un panneau de commentaire s’ouvre, pré‑lié à ce fragment exact.
- Le fragment est surligné lorsque le commentaire est actif.
- Les réponses restent attachées au même fragment.
- La navigation depuis la liste des commentaires mène directement à ce fragment dans le visualiseur de document.
Utilisez‑cette option pour : suggérer une modification de rédaction, interroger une clause précise, ou signaler une incohérence dans une phrase.
Répondre aux commentaires & discussions en fil#
- Tout commentaire (au niveau du document ou du fragment) peut avoir des réponses imbriquées.
- Pour répondre : cliquez sur « Répondre » sous le commentaire → saisissez votre réponse → postez.
- Toutes les réponses restent regroupées dans un fil, maintenant le contexte clair.
💡 Cela fonctionne exactement comme le panneau de messagerie du Questionnaire, mais ancré aux fragments du document.
@mentions et notifications#
Lorsque vous tapez @ suivi d’un nom d’utilisateur ou d’un courriel, Procurize.AI suggère les utilisateurs de votre espace de travail.
- Les utilisateurs @mentionnés reçoivent une notification par courriel (et une notification dans l’application, si activée).
- La notification comprend : le nom du document, la citation du fragment (si commentaire de fragment), et votre message.
- En cliquant sur le lien de notification, le document s’ouvre et défile jusqu’au fragment exact (ou à l’en‑tête du document).
⚠️ Seuls les utilisateurs qui peuvent commenter (Administrateur, Éditeur, Visualiseur) peuvent utiliser les @mentions. Les Auditeurs ne peuvent pas mentionner d’autres utilisateurs (car ils ne peuvent pas publier).
Visualiser tous les commentaires#
Tout le monde (y compris les Auditeurs) peut voir tous les commentaires :
- Commentaires au niveau du document – visibles dans le panneau de commentaires à droite (ouvert via la barre d’outils).
- Commentaires au niveau du fragment – visibles à la fois dans le panneau de commentaires et indiqués par un petit badge au-dessus du fragment (affichant le nombre de commentaires).
- Cliquez sur n’importe quel commentaire dans le panneau → le document fait défiler jusqu’au fragment concerné (ou en haut du document pour les commentaires au niveau du document).
Exemple de flux – Révision d’un contrat#
- Responsable juridique (Éditeur) ouvre un accord fournisseur → clique « Laisser un commentaire » au-dessus du paragraphe d’indemnisation.
- Tape :
@John_Procurement Le plafond de responsabilité est‑il correctement fixé à 500 k $ ? Cela entre en conflit avec notre politique standard. - John (Visualiseur) reçoit une notification par courriel → clique sur le lien → voit le paragraphe surligné.
- John répond :
Bonne remarque – il devrait être de 1 M $. Je le modifierai après validation. - Auditeur ouvre plus tard le même document, lit tout le fil, mais ne peut pas publier.
Toutes les communications restent à l’intérieur de Procurize.AI – aucun courriel ou fil Slack perdu.
Commentaires vs. Analyse IA – comment ils fonctionnent ensemble#
| Fonctionnalité | Objectif |
|---|---|
| Analyse IA | Détecte automatiquement les incohérences et suggère des corrections |
| Commentaires | Collaboration humaine – poser des questions, proposer des modifications, demander des clarifications |
Vous pouvez laisser un commentaire sur un fragment qui possède un avertissement IA – par exemple : « L’IA indique que cela contredit la politique X – pouvons‑nous réviser ensemble ? »
Questions fréquentes (FAQ)#
Q : Puis‑je modifier ou supprimer mon propre commentaire ?
R : Oui – mais seulement si personne n’a encore répondu. Dès qu’un commentaire possède une réponse, la modification et la suppression sont désactivées afin de préserver la cohérence du fil.
Q : Que se passe‑t‑il lorsque le fragment commenté est modifié ?
R : L’ancien fragment est marqué « Supprimé ». S’il avait des commentaires, ils restent visibles dans le panneau global après activation de « Afficher les sections supprimées » (cette option apparaît uniquement lorsqu’il existe de tels fragments). Vous pouvez toujours visualiser et répondre à ces commentaires. Les fragments sans commentaires sont retirés définitivement.
Q : Puis‑je répondre à un commentaire sur un fragment supprimé ?
R : Oui – avec l’option « Afficher les sections supprimées » activée, le bouton de réponse reste fonctionnel.
Q : Les fils de commentaires survivent‑ils aux mises à jour du document ?
R : Les commentaires sur des fragments non modifiés restent attachés. Les commentaires sur des fragments édités passent à l’état « Supprimé » (voir ci‑dessus).
Q : Puis‑je être notifié de tout nouveau commentaire sans être @mentionné ?
R : Actuellement, seules les @mentions déclenchent des notifications. Utilisez le bouton « Suivre » pour surveiller un document.
Q : Que se passe‑t‑il lorsqu’un Auditeur tente de publier un commentaire ?
R : Le bouton « Laisser un commentaire » est masqué/désactivé. Les Auditeurs disposent d’un accès en lecture seule aux commentaires.
Q : Le système de commentaires est‑il disponible dans le module Questionnaire également ?
R : Oui – le Questionnaire possède son propre panneau de messagerie. Cet article porte exclusivement sur les documents de la Base de connaissances.
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