Commenter des documents et des fragments
Collaborer en contexte – discuter de documents entiers ou de paragraphes spécifiques, identifier les coéquipiers avec @mentions, et être notifié instantanément.
S’applique à : Base de connaissances Procurize.AI → Documents
Rôles d’utilisateur : Administrateur, Éditeur, Responsable Sécurité (peut commenter) | Auditeur (lecture‑seule)
Aperçu
Procurize.AI introduit maintenant le commentaire en contexte du module Questionnaire dans vos documents de la Base de connaissances. Vous pouvez laisser des retours, poser des questions ou démarrer une discussion :
- Sur le document entier – à l’aide du bouton de la barre d’outils
- Sur un fragment spécifique (paragraphe, titre, élément de liste, cellule de tableau) – à l’aide de l’icône de commentaire au-dessus de chaque fragment
Tous les commentaires sont visibles par tout le monde. Les utilisateurs @mentionnés reçoivent des notifications. Les auditeurs peuvent lire tous les commentaires mais ne peuvent ni publier ni répondre.
Qui peut faire quoi
| Action | Administrateur | Éditeur | Responsable Sécurité | Auditeur |
|---|---|---|---|---|
| Voir tous les commentaires | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Laisser un nouveau commentaire (document ou fragment) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Répondre à un commentaire | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| @mentionner un autre utilisateur | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Recevoir des notifications lorsqu’@mentionné | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Suivre un document (recevoir notifications de tous les nouveaux commentaires) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
🔒 Le rôle Auditeur possède le minimum de privilèges – accès en lecture seule aux commentaires pour la révision de conformité.
👁️ Le bouton « Suivre » est disponible pour tout le monde – cliquez‑le sur n’importe quel document pour recevoir des notifications par courriel ou dans l’application pour tous les nouveaux commentaires (pas seulement les @mentions).
Deux façons de laisser des commentaires
1. Commenter le document entier
Ouvrez n’importe quel document → Barre d’outils → cliquez sur « Laisser un commentaire » (icône bulle de parole).
- Un panneau de commentaire s’ouvre sur le côté droit.
- Saisissez votre message, @mentionnez les collègues si nécessaire, et postez.
- Le commentaire est lié à l’ensemble du document – pas à un fragment spécifique.
Utilisez‑cette option pour : retours généraux, demandes d’approbation, ou questions s’appliquant à tout le document.
2. Commenter un fragment spécifique (dans le contexte)
Lors de la visualisation d’un document, chaque fragment (paragraphe, titre, liste, ligne de tableau) possède une petite icône « Laisser un commentaire » au-dessus (à droite).
Cliquez sur cette icône → un panneau de commentaire s’ouvre, pré‑lié à ce fragment exact.
- Le fragment est surligné lorsque le commentaire est actif.
- Les réponses restent attachées au même fragment.
- La navigation depuis la liste des commentaires mène directement à ce fragment dans le visualiseur de document.
Utilisez‑cette option pour : suggérer une modification de rédaction, interroger une clause précise, ou signaler une incohérence dans une phrase.
Répondre aux commentaires & discussions en fil
- Tout commentaire (au niveau du document ou du fragment) peut avoir des réponses imbriquées.
- Pour répondre : cliquez sur « Répondre » sous le commentaire → saisissez votre réponse → postez.
- Toutes les réponses restent regroupées dans un fil, maintenant le contexte clair.
💡 Cela fonctionne exactement comme le panneau de messagerie du Questionnaire, mais ancré aux fragments du document.
@mentions et notifications
Lorsque vous tapez @ suivi d’un nom d’utilisateur ou d’un courriel, Procurize.AI suggère les utilisateurs de votre espace de travail.
- Les utilisateurs @mentionnés reçoivent une notification par courriel (et une notification dans l’application, si activée).
- La notification comprend : le nom du document, la citation du fragment (si commentaire de fragment), et votre message.
- En cliquant sur le lien de notification, le document s’ouvre et défile jusqu’au fragment exact (ou à l’en‑tête du document).
⚠️ Seuls les utilisateurs qui peuvent commenter (Administrateur, Éditeur, Visualiseur) peuvent utiliser les @mentions. Les Auditeurs ne peuvent pas mentionner d’autres utilisateurs (car ils ne peuvent pas publier).
Visualiser tous les commentaires
Tout le monde (y compris les Auditeurs) peut voir tous les commentaires :
- Commentaires au niveau du document – visibles dans le panneau de commentaires à droite (ouvert via la barre d’outils).
- Commentaires au niveau du fragment – visibles à la fois dans le panneau de commentaires et indiqués par un petit badge au-dessus du fragment (affichant le nombre de commentaires).
- Cliquez sur n’importe quel commentaire dans le panneau → le document fait défiler jusqu’au fragment concerné (ou en haut du document pour les commentaires au niveau du document).
Exemple de flux – Révision d’un contrat
- Responsable juridique (Éditeur) ouvre un accord fournisseur → clique « Laisser un commentaire » au-dessus du paragraphe d’indemnisation.
- Tape :
@John_Procurement Le plafond de responsabilité est‑il correctement fixé à 500 k $ ? Cela entre en conflit avec notre politique standard. - John (Visualiseur) reçoit une notification par courriel → clique sur le lien → voit le paragraphe surligné.
- John répond :
Bonne remarque – il devrait être de 1 M $. Je le modifierai après validation. - Auditeur ouvre plus tard le même document, lit tout le fil, mais ne peut pas publier.
Toutes les communications restent à l’intérieur de Procurize.AI – aucun courriel ou fil Slack perdu.
Commentaires vs. Analyse IA – comment ils fonctionnent ensemble
| Fonctionnalité | Objectif |
|---|---|
| Analyse IA | Détecte automatiquement les incohérences et suggère des corrections |
| Commentaires | Collaboration humaine – poser des questions, proposer des modifications, demander des clarifications |
Vous pouvez laisser un commentaire sur un fragment qui possède un avertissement IA – par exemple : « L’IA indique que cela contredit la politique X – pouvons‑nous réviser ensemble ? »
Questions fréquentes (FAQ)
Q : Puis‑je modifier ou supprimer mon propre commentaire ?
R : Oui – mais seulement si personne n’a encore répondu. Dès qu’un commentaire possède une réponse, la modification et la suppression sont désactivées afin de préserver la cohérence du fil.
Q : Que se passe‑t‑il lorsque le fragment commenté est modifié ?
R : L’ancien fragment est marqué « Supprimé ». S’il avait des commentaires, ils restent visibles dans le panneau global après activation de « Afficher les sections supprimées » (cette option apparaît uniquement lorsqu’il existe de tels fragments). Vous pouvez toujours visualiser et répondre à ces commentaires. Les fragments sans commentaires sont retirés définitivement.
Q : Puis‑je répondre à un commentaire sur un fragment supprimé ?
R : Oui – avec l’option « Afficher les sections supprimées » activée, le bouton de réponse reste fonctionnel.
Q : Les fils de commentaires survivent‑ils aux mises à jour du document ?
R : Les commentaires sur des fragments non modifiés restent attachés. Les commentaires sur des fragments édités passent à l’état « Supprimé » (voir ci‑dessus).
Q : Puis‑je être notifié de tout nouveau commentaire sans être @mentionné ?
R : Actuellement, seules les @mentions déclenchent des notifications. Utilisez le bouton « Suivre » pour surveiller un document.
Q : Que se passe‑t‑il lorsqu’un Auditeur tente de publier un commentaire ?
R : Le bouton « Laisser un commentaire » est masqué/désactivé. Les Auditeurs disposent d’un accès en lecture seule aux commentaires.
Q : Le système de commentaires est‑il disponible dans le module Questionnaire également ?
R : Oui – le Questionnaire possède son propre panneau de messagerie. Cet article porte exclusivement sur les documents de la Base de connaissances.
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