Kuinka muokata asiakirjaa#
Yleiskatsaus#
Tietopankissa säilytettyjä asiakirjoja voidaan muokata milloin tahansa. Asiakirjan muokkaaminen päivittää sen sisällön tai attribuutit ja luo automaattisesti uuden asiakirjaversion, jolloin koko muutoshistoria säilyy.
Procurize.AI tekee muokkauksesta nyt fiksumpaa seuraavilla ominaisuuksilla:
- “Käytä AI‑ehdotuksia” – integroi suoraan AI:n suosittelemat korjaukset havaitsemiinsa epäjohdonmukaisuuksiin
- Erojen näkeminen – vertaa visuaalisesti lisättyä ja poistettua tekstiä ennen tallentamista
Asiakirjan avaus muokkausta varten#
Asiakirjan muokkaamiseksi:
- Valitse asiakirja Asiakirjat‑sivun taulukosta
— tai —
avaa se kategoria‑sivulta.
Avaa Sisältö‑välilehti.
Napsauta Muokkaa asiakirjaa aktivoidaksesi muokkaustilan.
Asiakirjan sisällön muokkaus – perustoiminnot#
Muokkaustilassa voit:
- Muokata asiakirjan tekstiä suoraan (kirjoittaa, poistaa, liittää)
- Liittää päivitettyä sisältöä mistä tahansa ulkoisesta lähteestä
- Parantaa rakennetta käyttämällä “Muotoile AI:n avulla” (muotoilee automaattisesti sotkuisen tai rakentelemattoman tekstin)
Kun olet tehnyt muutokset, napsauta Tallenna.
- Päivitetty sisältö indeksoidaan uudelleen tietopankissa
- Uusi asiakirjaversio luodaan automaattisesti
✨ Uusi ominaisuus #1: “Käytä AI‑ehdotuksia” –painike (AI‑ohjatut korjaukset)#
Jos nykyinen versio asiakirjastasi on analysoitu Procurize.AI:n toimesta ja analyysi on löytänyt:
- Sisäisiä epäjohdonmukaisuuksia, ja/tai
- Ulkoisia ristiriitoja muiden asiakirjojen kanssa, ja/tai
- AI:n luomia parannusehdotuksia (Analyysin tulosten kohta 3)
…niin “Käytä AI‑ehdotuksia” -painike tulee esiin automaattisesti editorin työkalupalkissa.
Mitä se tekee#
- Napsauta “Käytä AI‑ehdotuksia” → avautuu valintaikkuna, jossa näytetään kaikki ehdotetut korjaukset (sanojen uudelleenmuotoilu, rakenteen muuttaminen, ristiriitaisten lauseiden poistaminen).
- Voit esikatsella, valita tai käyttää kaikki ehdotukset kerralla.
- AI muokkaa suoraan asiakirjan tekstiä editorissa valintojesi mukaisesti.
💡 Tämä muuttaa analyysitulokset välittömiksi asiakirjan parannuksiksi – sinun ei tarvitse manuaalisesti kopioida suositeltuja muutoksia.
✨ Uusi ominaisuus #2: Erojen näkeminen jokaisen muutoksen jälkeen#
Kaiken muutoksen jälkeen asiakirjassa muokkaustilassa – oli kyse:
- Kirjoittamisesta tai liittämisestä manuaalisesti
- Napsauttamisesta “Muotoile AI:n avulla”
- Napsauttamisesta “Käytä AI‑ehdotuksia”
…uusi “Näytä erot” -painike ilmestyy editorin työkalupalkkiin.
Miten Erojen näkeminen toimii#
Napsauta “Näytä erot” → editori jakaa tai päällekkäin asettaa visuaalisen vertailun, jossa:
- Vihreällä korostetut osat = lisätty teksti
- Punaisella yliviivattuja osat = poistettu teksti
Kaikki lisäykset ja poistetut kohdat näkyvät selvästi yhdellä silmäyksellä.
Milloin Erojen näkeminen on käytettävissä#
Erojen näkeminen -tilassa pysyy käytettävissä kunnes:
- ✅ Tallenna – kaikki nykyiset muutokset lähetetään palvelimelle, uusi asiakirjaversio luodaan, eikä Erojen näkemistä enää tarvita (muutokset tulevat pysyviksi).
- ❌ Peruuta – kaikki nykyiset muutokset häviävät, editori sulkeutuu ilman uuden version luomista, ja Erojen näkeminen katoaa.
💡 Kun Erojen näkeminen on käytössä, voit kytkeä sen päälle/pois niin monta kertaa kuin haluat. Muutokset eivät ole lopullisia ennen kuin napsautat Tallenna.
Asiakirjaversiot ja analyysi (tärkeä muistutus)#
- Jokainen asiakirjan päivitys tallennetaan erillisenä versiona.
- Voit palata mihin tahansa aikaisempaan versioon tarvittaessa.
- Versiot säilyttävät historiallisen sisällön tarkastusta ja auditointia varten.
- AI‑analyysitulokset linkittyvät tiettyyn asiakirjaversioon – tallennuksen jälkeen suorita AI‑analyysi uudelleen saadaksesi päivitetyt tulokset uudelle versiolle.
🧠 Pro‑vinkki: Käytä “Käytä AI‑ehdotuksia” → Tallenna → suorita uusi AI‑analyysi varmistaaksesi, että kaikki epäjohdonmukaisuudet on korjattu.
Asiakirjan attribuuttien (metatietojen) muokkaus#
Asiakirjan metatietoja voi muokata Attribuutit‑välilehdeltä (erillinen sisältömuokkauksesta).
Voit päivittää:
- Näyttönimi
- Kuvaus
- Asiakirjan tila
- Asiakirjakategoriat
- Kohdeprojektit (työtilat)
Usein kysytyt kysymykset (UKK)#
K: Milloin “Käytä AI‑ehdotuksia” -painike ilmestyy?
V: Vain jos nykyinen versio on saanut AI‑analyysin ja analyysi on löytänyt vähintään yhden epäjohdonmukaisuuden ehdotetulla korjauksella. Jos korjauksia ei ole, painiketta ei näytetä.
K: Voinko käyttää “Käytä AI‑ehdotuksia” -painiketta useita kertoja?
V: Kyllä – jokainen napsautus käyttää uudelleen saatavilla olevia ehdotuksia nykyiseen editorin sisältöön. Tallennuksen jälkeen suositellaan uutta analyysiä.
K: Näyttääkö Erojen näkeminen muutokset aikaisemmista muokkausistunnoista?
V: Ei – Erojen näkeminen vertaa vain alkuperäistä editorin sisältöä (kun napsautit “Muokkaa asiakirjaa”) nykyisiin tallentamattomiin muutoksiin tässä istunnossa.
K: Voinko tallentaa ilman Erojen näkemistä?
V: Kyllä – Erojen näkeminen on valinnainen. Voit napsauttaa Tallenna suoraan ilman että koskaan napsautat “Näytä erot”.
K: Entä jos suljen selaimen välilehden tallentamatta?
V: Kaikki tallentamattomat muutokset häviävät – sama kuin napsauttaessa Peruuta.