Kuinka kommentoida asiakirjoja ja osioita
Yhteistyö kontekstissa – keskustele kokonaisista asiakirjoista tai tietyistä kappaleista, merkitse tiimin jäsenet @maininnoilla ja saa ilmoituksia välittömästi.
Koskee: Procurize.AI Tietopohja → Asiakirjat
Käyttäjäroolit: Järjestelmänvalvoja, Editoija, Turvallisuusjohtaja (voivat kommentoida) | Tarkastaja (vain katselu)
Yleiskatsaus
Procurize.AI tuo kontekstikommentoinnin Questionnaire‑moduulista suoraan Tietopohjan asiakirjoihin. Voit antaa palautetta, esittää kysymyksiä tai aloittaa keskustelun:
- Koko asiakirjassa – käyttämällä työkalupalkin painiketta
- Tietyssä osiossa (kappale, otsikko, luettelokohta, taulukon solu) – käyttämällä kommentti‑ikonia kunkin osion yläpuolella
Kaikki kommentit ovat kaikkien nähtävissä. @maininnat saavat ilmoituksen. Tarkastajat voivat lukea kaikki kommentit, mutta eivät voi lähettää tai vastata.
Kuka voi mitä
| Toiminto | Järjestelmänvalvoja | Editoija | Turvallisuusjohtaja | Tarkastaja |
|---|---|---|---|---|
| Näytä kaikki kommentit | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Jätä uusi kommentti (asiakirja tai osa) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Vastaa kommenttiin | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| @mainitse toinen käyttäjä | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Vastaanota ilmoituksia kun @mainittu | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Seuraa asiakirjaa (saa ilmoituksia kaikista uusista kommenteista) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
🔒 Tarkastaja‑roolilla on vain vähimmäisoikeudet – luku‑vain pääsy kommentteihin tarkastus‑tarkoituksiin.
👁️ „Seuraa“‑painike on kaikilla – klikkaa sitä missä tahansa asiakirjassa saadaksesi sähköposti‑/sovellusilmoituksia kaikista uusista kommenteista (ei vain @maininnoista).
Kaksi tapaa jättää kommentteja
1. Kommentoi koko asiakirjaa
Avaa mikä tahansa asiakirja → Työkalupalkki → klikkaa “Jätä kommentti” (puhekuplan ikoni).
- Kommenttipaneeli avautuu oikealle puolelle.
- Kirjoita viestisi, @mainitse kollegat tarvittaessa ja lähetä.
- Kommentti on sidottu koko asiakirjaan, ei tiettyyn osioon.
Käytä tätä yleiseen palautteeseen, hyväksymispyyntöihin tai kysymyksiin, jotka koskevat koko asiakirjaa.
{alt=“Jätä kommentti asiakirjaan”}
2. Kommentoi tiettyä osiota (kontekstissa)
Kun katsot asiakirjaa, jokaisessa osiossa (kappale, otsikko, luettelo, taulukon rivi) on pieni “Jätä kommentti” -ikoni sen yläpuolella (oikealla).
Klikkaa ikonia → kommenttipaneeli avautuu, linkittäen suoraan kyseiseen osioon.
- Osio korostuu, kun kommentti on aktiivinen.
- Vastaukset pysyvät liitettyinä samaan osioon.
- Kommenttilistasta siirtyminen vie suoraan kyseiseen osioon asiakirjanäkymässä.
Käytä tätä esimerkiksi sanavalinnan ehdottamiseen, tietyn kohdan kysymiseen tai yhden lauseen epäjohdonmukaisuuden merkkaamiseen.
{alt=“Jätä kommentti asiakirjan osioon”}
Vastaaminen kommentteihin ja ketjutetut keskustelut
- Mikä tahansa kommentti (asiakirja‑ tai osiotaso) voi sisältää sisäkkäisiä vastauksia.
- Vastataksesi: klikkaa “Vastaa” kommentin alapuolella → kirjoita vastaus → lähetä.
- Kaikki vastaukset pysyvät ryhmitettyinä yhdessä keskusteluketjussa, jolloin konteksti pysyy selkeänä.
💡 Tämä toimii täsmälleen kuten Questionnaire‑viestipalvelu, mutta ankkuroidaan asiakirjojen osioihin.
@Maininnat ja ilmoitukset
Kun kirjoitat @ ja sen jälkeen käyttäjänimen tai sähköpostin, Procurize.AI ehdottaa työtilasi käyttäjiä.
- Mainitut käyttäjät saavat sähköposti‑ilmoituksen (sekä sovellusilmoituksen, jos se on käytössä).
- Ilmoitus sisältää: asiakirjan nimen, mahdollisen ositteen lainauksen (jos kyseessä oli osakomentti) ja viestisi.
- Klikkaamalla ilmoituksen linkkiä avautuu asiakirja ja vierittää suoraan kyseiseen osioon (tai asiakirjan alkuun).
⚠️ Vain käyttäjät, jotka voivat kommentoida (Järjestelmänvalvoja, Editoija, Turvallisuusjohtaja) voivat käyttää @mainintoja. Tarkastajat eivät voi mainita muita (koska he eivät voi julkaista).
Kaikkien kommenttien katselu
Kaikki (myös Tarkastajat) voivat nähdä kaikki kommentit:
- Asiakirjatasoiset kommentit – näkyvät oikeanpuolisessa kommenttipaneelissa (avautuu työkalupalkin kautta).
- Osiotasoiset kommentit – näkyvät sekä kommenttipaneelissa että pienessä merkissä osion yläpuolella (näyttää kommenttimäärän).
- Klikkaa mitä tahansa kommenttia paneelissa → asiakirja vierittää asiaan liittyvään osioon (tai asiakirjan alkuun, jos kyseessä on asiakirjatasoinen kommentti).
Esimerkkityönkulku – Sopimuksen tarkastelu
- Legal Lead (Editoija) avaa toimittajasopimuksen → klikkaa “Jätä kommentti” vahingonkorvaus‑kappaleen yläpuolella.
- Kirjoittaa:
@John_Procurement Onko vastuukatto asetettu oikein $500k? Tämä on ristiriidassa standardipolitiikkamme kanssa. - John (Katselija) saa sähköposti‑ilmoituksen → klikkaa linkkiä → näkee korostetun kappaleen.
- John vastaa:
Hyvä havainto – pitäisi olla $1M. Muokkaan sen jälkeen, kun varmistamme. - Tarkastaja avaa myöhemmin saman asiakirjan, lukee koko ketjun, mutta ei voi lähettää vastauksia.
Kaikki viestintä pysyy Procurize.AI:ssa – ei hukattuja sähköposteja tai Slack‑keskusteluja.
Kommentointi vs. AI‑analyysi – kuinka ne toimivat yhdessä
| Ominaisuus | Tarkoitus |
|---|---|
| AI‑analyysi | Havaitsee automaattisesti epäjohdonmukaisuuksia ja ehdottaa korjauksia |
| Kommentit | Inhimillinen yhteistyö – kysy, ehdota muutoksia, pyydä tarkennuksia |
Voit jättää kommentin osioon, jossa AI‑varoitus on – esimerkiksi: “AI sanoo, että tämä on ristiriidassa politiikka X:n kanssa – tarkastellaan yhdessä?”
Usein kysytyt kysymykset (UKK)
K: Voinko muokata tai poistaa oman kommenttini?
V: Kyllä – mutta vain jos kukaan ei ole vastannut siihen. Jos kommenttiin on tullut vastauksia, muokkaus ja poisto on poistettu käytöstä, jotta ketju pysyy yhtenäisenä.
K: Mitä tapahtuu kommenteille, kun osa on muokattu?
V: Vanha osa merkitään “Poistetuksi”. Jos sillä oli kommentteja, ne näkyvät edelleen globaalissa kommenttipaneelissa sen jälkeen, kun otat käyttöön “Näytä poistuneet osat” (tämä vaihtoehto tulee näkyviin vain, jos tällaista osaa on). Voit edelleen tarkastella ja vastata näihin kommentteihin. Kommentteja ilman kommentteja sisältävät osat poistetaan pysyvästi.
K: Voinko vastata kommenttiin poistetussa osassa?
V: Kyllä – kun “Näytä poistuneet osat” on päällä, vastaus‑painike on edelleen aktiivinen.
K: Pysyvätkö kommenttiketjut dokumentin päivitysten jälkeen?
V: Kommentit muuttumattomiin osiin pysyvät kiinnitettyinä. Muokatut osat siirtyvät “Poistettu”‑tilaan (ks. yllä).
K: Saanko ilmoituksen kaikista uusista kommenteista ilman @mainintaa?
V: Tällä hetkellä ilmoitukset lähetetään vain @maininnoista. Käytä “Seuraa”‑painiketta tarkkaillaksesi asiakirjaa.
K: Mitä tapahtuu, kun tarkastaja yrittää lähettää kommentin?
V: “Jätä kommentti” -painike on piilotettu/pois käytöstä. Tarkastajat ovat kommenttien suhteen luku‑vain.
K: Onko kommentointi saatavilla myös Questionnaire‑moduulissa?
V: Kyllä – Questionnaire‑moduulissa on oma viestipaneeli. Tämä artikkeli koskee vain Tietopohjan asiakirjoja.
Liittyvät artikkelit
Mikä on AI‑dokumenttianalyysi?
Kuinka käyttää AI‑dokumenttianalyysiä