Kuidas kommenteerida dokumente ja fragmente

Koosta koostööd kontekstis – aruta kogu dokumente või konkreetseid lõike, märgi meeskonnaliikmeid @mainimistega ja saa koheselt teavitusi.

Kehtib: Procurize.AI Teadmistebaas → Dokumendid
Kasutajarollid: Admin, Toimetaja, Turvalisuse haldaja (saab kommenteerida) | Auditor (ainult lugemisõigus)

Ülevaade

Procurize.AI toob nüüd kontekstuaalse kommenteerimise Küsimustiku moodulist sinu Teadmistebaasi dokumentidesse. Sa võid jätta tagasisidet, esitada küsimusi või alustada arutelu:

• Kogu dokumendi kohta – kasutades tööriistariba nuppu
• Kindla fragmendi (lõik, pealkiri, loend, tabeli lahter) kohta – kasutades kommentaariikooni iga fragmendi kohal

Kõik kommentaarid on nähtavad kõigile. Kasutajad, keda @mainitakse, saavad teavitusi. Auditorid saavad kommentaare lugeda, kuid ei saa neid postitada ega vastata.

Kes saab mida teha

🔒 Auditori roll on minimaalseks – ainult lugemisõigus kommentaaridele vastavuse kontrollimiseks.
👁️ „Jälgi“ nupp on kõigile – klõpsa ükskõik millisel dokumendil, et saada e‑maili‑/rakenduse‑teavitusi kõikide uute kommentaaride kohta (mitte ainult @mainimiste).

Kaks viisi kommentaaride jätmiseks

1. Kommentaar kogu dokumendi kohta

Ava mis tahes dokument → Tööriistariba → klõpsa „Jäta kommentaar” (lobisemise ikoon).

• Kommentaaripaan avaneb paremal pool.
• Kirjuta oma sõnum, @maini kolleege vajadusel ja postita.
• Kommentaar on seotud dokumendi tervikuga – mitte konkreetse fragmendiga.

Kasuta seda: üldise tagasiside, kinnitustaotluste või kogu dokumendi kohta kehtivate küsimuste jaoks.

2. Kommentaar kindla fragmendi kohta (Kontekstis)

Dokumendi vaatamise ajal on iga fragmendi (lõik, pealkiri, loend, tabelirida) kohal väike „Jäta kommentaar” ikoon (paremal pool).

Klõpsa seda ikooni → kommentaaripaan avaneb, seotud täpselt selle fragmendiga.

• Fragmen­t on aktiivse kommentaari ajal esiletõstetud.
• Vastused jäävad samasse fragmendi juurde.
• Kommenteerimise loendist navigeerimine viib otse fragmendi juurde dokumendi vaaturis.

Kasuta seda: sõnastuse muutmise soovitamiseks, konkreetse sätte kohta küsimiseks või ühe lause ebasobivuse märgiks toomiseks.

Vastamine kommentaaridele ja niitdiskus

• Igal kommentaaril (dokumendi‑ või fragmendi‑tasandil) võivad olla pesastatud vastused.
• Vastamiseks: klõpsa „Vasta” kommentaari all → kirjuta oma vastus → postita.
• Kõik vastused jäävad niiti, hoides konteksti selgelt nähtavana.

💡 See töötab täpselt samamoodi nagu Küsimustiku sõnumipaan, kuid on ankurdatud dokumendi fragmentidele.

@Mainimised ja teavitused

Kui sisestad @ järgmisena kasutajanime või e‑maili, pakub Procurize.AI välja kasutajaid sinu tööruumist.

• Mainitud kasutajad saavad e‑maili‑teavituse (ja vajadusel rakenduse‑teavituse).
• Teavitus sisaldab: dokumendi nime, fragmendi tsitaati (kui tegemist on fragmendi kommentaariga) ja sinu sõnumit.
• Teavituse lingi klõpsamisel avatakse dokument ja keritakse täpselt selle fragmendi (või dokumendi päise) juurde.

⚠️ Ainult kasutajad, kes võivad kommenteerida (Admin, Toimetaja, Vaataja) saavad @mainimisi kasutada. Auditorid ei saa teisi mainida (sest nad ei saa postitada).

Kõikide kommentaaride vaatamine

Kõik (ka Auditorid) saavad näha kõiki kommentaare:

• Dokumendi‑taseme kommentaarid – nähtavad parempoolses kommentaaripaanis (avatud tööriistariba kaudu).
• Fragmendi‑taseme kommentaarid – nähtavad nii kommentaaripaanis kui väikese märgisega fragmendi kohal (näitab kommentaaride arvu).
• Klõpsa mis tahes kommentaaril paneelis → dokument keritakse seotud fragmendi (või dokumendi alguse) juurde.

Näidisprotsess – Lepingu ülevaatus

1. Juriidiline juht (Toimetaja) avab tarnijate lepingu → klõpsab „Jäta kommentaar” indemniteedi lõigu kohal.
2. Kirjutab: @John_Procurement Kas vastutuspiirang on õigesti seatud 500 000 €? See on meie standardpoliitikaga vastuolus.
3. John (Vaataja) saab e‑maili‑teavituse → klõpsab lingil → näeb esile tõstetud lõiku.
4. John vastab: Hea tähelepanek – peaks olema 1 M €. Parandan pärast kinnitamist.
5. Auditor avab hiljem sama dokumendi, loeb kogu niiti, kuid ei saa postitada.

Kogu suhtlus toimub Procurize.AI‑s – ei kadune e‑mailide ega Slacki sõnumite kaudu.

Kommentaarid vs. AI‑analüüs – Kuidas need koos töötavad

Sa võid jätta kommentaari fragmendi kohta, millel on AI‑hoiatuse – näiteks: „AI ütleb, et see on poliitika X‑ga vastuolus – kas saame koos üle vaadata?”

Korduma kippuvad küsimused (KKK)

K: Kas ma saan oma kommentaari muuta või kustutada?
V: Jah – kuid ainult siis, kui keegi pole sellele veel vastanud. Kui kommentaaril on vähemalt üks vastus, on muutmine ja kustutamine keelatud, et säilitada niidi terviklikkus.

K: Mis toimub kommentaaridega, kui fragmenti muudetakse?
V: Vana fragment märgitakse kui „Kustutatud”. Kui sellel oli kommentaare, jäävad need nähtavaks globaalses kommentaaripaanis pärast „Kuva kustutatud sektsioonid” aktiveerimist (seda valikut kuvatakse ainult siis, kui selliseid fragmente on). Saad neid kommentaare ikka lugeda ja neile vastata. Fragmente, millel pole kommentaare, eemaldatakse jäädavalt.

K: Kas ma saan vastata kommentaarile kustutatud fragmendi kohta?
V: Jah – kui „Kuva kustutatud sektsioonid” on sisse lülitatud, jääb vastamisnupp aktiivseks.

K: Jäävad kommentaariniidid dokumendi uuenduste järel alles?
V: Kommentaarid muutmata fragmentide juures püsivad. Muudetud fragmentide kommentaarid liiguvad olekusse „Kustutatud” (vt. eespool).

K: Kas saan teada iga uue kommentaari kohta ilma @mainimiseta?
V: Praegu teavitused käivituvad ainult @mainimiste poolt. Kasuta „Jälgi” nuppu, et jälgida kogu dokumenti.

K: Mis juhtub, kui auditor proovib kommentaari postitada?
V: „Jäta kommentaar” nupp on auditorile varjatud/välja lülitatud. Auditorid on kommentaaride suhtes ainult lugemisõigusega.

K: Kas kommentaaride funktsioon on saadaval ka Küsimustiku moodulis?
V: Jah – Küsimustikul on eraldi sõnumipaan. Käesolev artikkel käsitleb ainult Teadmistebaasi dokumente.

Seotud artiklid

Kuidas dokumenti redigeerida

Mis on AI‑dokumendi analüüs?

Kuidas kasutada AI‑dokumendi analüüsi

Kuidas küsitluste puhul suhelda

Rollid ja õigused