Cómo comentar documentos y fragmentos

Colabora en contexto – discute documentos completos o párrafos específicos, etiqueta a compañeros con @menciones y recibe notificaciones al instante.

Aplica a: Procurize.AI Base de Conocimientos → Documentos
Roles de usuario: Administrador, Editor, Responsable de Seguridad (puede comentar) | Auditor (solo lectura)

Visión general

Procurize.AI ahora trae comentarios en contexto del módulo de Cuestionario a tus documentos de la Base de Conocimientos. Puedes dejar retroalimentación, hacer preguntas o iniciar una discusión:

En el documento completo – usando el botón de la barra de herramientas
En un fragmento específico (párrafo, encabezado, elemento de lista, celda de tabla) – usando el ícono de comentario encima de cada fragmento

Todos los comentarios son visibles para todos. Los usuarios @mencionados reciben notificaciones. Los auditores pueden leer todos los comentarios pero no pueden publicar ni responder.

Quién puede hacer qué

Acción	Administrador	Editor	Responsable de Seguridad	Auditor
Ver todos los comentarios	✅	✅	✅	✅
Dejar un nuevo comentario (documento o fragmento)	✅	✅	✅	❌
Responder a un comentario	✅	✅	✅	❌
@mencionar a otro usuario	✅	✅	✅	❌
Recibir notificaciones al ser mencionado	✅	✅	✅	✅
Seguir un documento (recibir notificaciones de todos los nuevos comentarios)	✅	✅	✅	✅

🔒 El rol de Auditor tiene privilegios mínimos – acceso solo de lectura a los comentarios para revisión de cumplimiento.
👁️ El botón “Seguir” está disponible para todos – haz clic en cualquier documento para recibir notificaciones por correo electrónico o en la aplicación de todos los nuevos comentarios (no solo de @menciones).

Dos formas de dejar comentarios

1. Comentar en todo el documento

Abre cualquier documento → Barra de herramientas → haz clic en “Agregar un comentario” (icono de burbuja de diálogo).

Se abre un panel de comentarios a la derecha.
Escribe tu mensaje, @menciona a colegas si es necesario y publícalo.
El comentario está vinculado al documento completo, no a un fragmento específico.

Úsalo para: retroalimentación general, solicitudes de aprobación o preguntas que se apliquen a todo el documento.

2. Comentar en un fragmento específico (En contexto)

Mientras visualizas un documento, cada fragmento (párrafo, encabezado, lista, fila de tabla) tiene un pequeño ícono “Agregar un comentario” encima (a la derecha).

Haz clic en ese ícono → se abre un panel de comentarios, vinculado a ese fragmento exacto.

El fragmento se resalta cuando el comentario está activo.
Las respuestas permanecen adjuntas al mismo fragmento.
La navegación desde la lista de comentarios salta directamente a ese fragmento en el visor de documentos.

Úsalo para: sugerir un cambio de redacción, preguntar sobre una cláusula específica o señalar una inconsistencia en una oración.

Responder a comentarios y discusiones en hilo

Cualquier comentario (a nivel de documento o de fragmento) puede tener respuestas anidadas.
Para responder: haz clic en “Responder” bajo el comentario → escribe tu respuesta → publícala.
Todas las respuestas permanecen agrupadas en un hilo, manteniendo el contexto claro.

💡 Esto funciona exactamente como el panel de mensajería del Cuestionario, pero anclado a fragmentos del documento.

@Menciones y notificaciones

Cuando escribes @ seguido de un nombre de usuario o correo electrónico, Procurize.AI sugiere usuarios de tu espacio de trabajo.

Los usuarios mencionados reciben una notificación por correo electrónico (y una notificación en la aplicación, si está habilitada).
La notificación incluye: nombre del documento, cita del fragmento (si el comentario es de fragmento) y tu mensaje.
Al hacer clic en el enlace de la notificación se abre el documento y se desplaza al fragmento exacto (o al encabezado del documento).

⚠️ Solo los usuarios que pueden comentar (Administrador, Editor, Responsable de Seguridad) pueden usar @menciones. Los auditores no pueden mencionar a otros (ya que no pueden publicar).

Ver todos los comentarios

Todos (incluidos los Auditores) pueden ver todos los comentarios:

Comentarios a nivel de documento – visibles en el panel de comentarios lateral derecho (abierto mediante la barra de herramientas).
Comentarios a nivel de fragmento – visibles tanto en el panel de comentarios como indicados por una pequeña insignia encima del fragmento (que muestra el número de comentarios).
Haz clic en cualquier comentario del panel → el documento se desplaza al fragmento relacionado (o a la parte superior del documento para comentarios a nivel de documento).

Flujo de trabajo de ejemplo – Revisar un contrato

Responsable Legal (Editor) abre un acuerdo con un proveedor → hace clic en “Agregar un comentario” sobre el párrafo de indemnización.
Escribe: @Juan_Procurement ¿El límite de responsabilidad está correctamente fijado en $500k? Esto entra en conflicto con nuestra política estándar.
Juan (Visualizador) recibe una notificación por correo → hace clic en el enlace → ve el párrafo resaltado.
Juan responde: Buen punto – debería ser $1M. Lo editaré después de confirmar.
Auditor abre más tarde el mismo documento, lee todo el hilo, pero no puede publicar.

Toda la comunicación permanece dentro de Procurize.AI – no hay correos perdidos ni hilos de Slack.

Comentarios vs. Análisis de IA – Cómo funcionan juntos

Funcionalidad	Propósito
Análisis de IA	Detecta automáticamente inconsistencias y sugiere correcciones
Comentarios	Colaboración humana – hacer preguntas, proponer cambios, solicitar aclaraciones

Puedes dejar un comentario sobre un fragmento que tiene una advertencia de IA – por ejemplo: “La IA indica que esto entra en conflicto con la política X – ¿lo revisamos juntos?”

Preguntas frecuentes (FAQ)

P: ¿Puedo editar o eliminar mi propio comentario?
R: Sí, pero solo si nadie ha respondido a él. Una vez que un comentario tiene alguna respuesta, la edición y eliminación se desactivan para mantener la coherencia del hilo.

P: ¿Qué ocurre con los comentarios cuando se edita un fragmento?
R: El fragmento antiguo se marca como “Eliminado”. Si tenía comentarios, siguen visibles en el panel global de comentarios después de activar “Mostrar secciones eliminadas” (esta opción solo aparece cuando existen tales fragmentos). Puedes seguir viendo y respondiendo a esos comentarios. Los fragmentos sin comentarios se eliminan permanentemente.

P: ¿Puedo responder a un comentario en un fragmento eliminado?
R: Sí – con “Mostrar secciones eliminadas” activado, el botón de respuesta sigue activo.

P: ¿Los hilos de comentarios sobreviven a actualizaciones del documento?
R: Los comentarios en fragmentos sin cambios permanecen vinculados. Los comentarios en fragmentos editados pasan al estado “Eliminado” (ver arriba).

P: ¿Puedo recibir notificaciones de cualquier nuevo comentario sin ser @mencionado?
R: Actualmente, solo las @menciones generan notificaciones. Usa el botón “Seguir” para observar un documento.

P: ¿Qué ocurre cuando un Auditor intenta publicar un comentario?
R: El botón “Agregar un comentario” está oculto/desactivado. Los Auditores solo pueden leer comentarios.

P: ¿Está disponible la función de comentarios también en el módulo de Cuestionario?
R: Sí – el Cuestionario tiene su propio panel de mensajería. Este artículo cubre solo documentos de la Base de Conocimientos.