Πώς να Σχολιάζετε Έγγραφα & Τμήματα

Συνεργαστείτε στο πλαίσιο – συζητήστε ολόκληρα έγγραφα ή συγκεκριμένες παραγράφους, επισημάνετε συναδέλφους με @αναφορές και λάβετε άμεσες ειδοποιήσεις.

Ισχύει για: Γνωσιακή Βάση Procurize.AI → Έγγραφα
Ρόλοι χρηστών: Διαχειριστής, Επεξεργαστής, Διαχειριστής Ασφάλειας (μπορούν να σχολιάζουν) | Ελεγκτής (μόνο προβολή)

Επισκόπηση

Η Procurize.AI φέρνει τώρα σχολιασμό εντός πλαισίου από τη μονάδα Ερωτηματολογίου στα έγγραφα της Γνωσιακής Βάσης. Μπορείτε να αφήσετε σχόλια, να κάνετε ερωτήσεις ή να ξεκινήσετε συζήτηση:

• Στο ολόκληρο το έγγραφο – χρησιμοποιώντας το κουμπί στη γραμμή εργαλείων
• Σε συγκεκριμένο τμήμα (παράγραφος, επικεφαλίδα, στοιχείο λίστας, κελί πίνακα) – χρησιμοποιώντας το εικονίδιο σχολίου πάνω από κάθε τμήμα

Όλα τα σχόλια είναι ορατά σε όλους. Οι χρήστες που @αναφέρονται λαμβάνουν ειδοποιήσεις. Οι ελεγκτές μπορούν να διαβάζουν όλα τα σχόλια αλλά δεν μπορούν να τα δημοσιεύσουν ή να απαντήσουν.

Ποιος μπορεί να κάνει τι

🔒 Ο ρόλος του Ελεγκτή έχει ελάχιστα προνόμια – πρόσβαση μόνο για ανάγνωση σχολίων για έλεγχο συμμόρφωσης.
👁️ Το κουμπί «Ακολουθήστε» είναι διαθέσιμο σε όλους – κάντε κλικ σε οποιοδήποτε έγγραφο για να λαμβάνετε ειδοποιήσεις email/εφαρμογής για όλα τα νέα σχόλια (όχι μόνο @αναφορές).

Δύο τρόποι να αφήσετε σχόλια

1. Σχόλιο σε ολόκληρο το έγγραφο

Ανοίξτε οποιοδήποτε έγγραφο → Γραμμή εργαλείων → κάντε κλικ στο «Αφήστε ένα σχόλιο» (εικονίδιο φυσαλίδας ομιλίας).

• Ανοιχτό πάνελ σχολίων στα δεξιά.
• Πληκτρολογήστε το μήνυμά σας, @αναφέρετε συναδέλφους αν χρειάζεται και δημοσιεύστε.
• Το σχόλιο συνδέεται με ολόκληρο το έγγραφο – όχι με κάποιο συγκεκριμένο τμήμα.

Χρησιμοποιήστε το για: γενικό feedback, αιτήματα έγκρισης ή ερωτήσεις που αφορούν ολόκληρο το έγγραφο.

2. Σχόλιο σε συγκεκριμένο τμήμα (εντός πλαισίου)

Κατά την προβολή ενός εγγράφου, κάθε τμήμα (παράγραφος, επικεφαλίδα, λίστα, σειρά πίνακα) έχει ένα μικρό εικονίδιο «Αφήστε ένα σχόλιο» πάνω του (στη δεξιά πλευρά).

Κάντε κλικ στο εικονίδιο → ανοίγει πάνελ σχολίου, συνδεδεμένο απευθείας με αυτό το τμήμα.

• Το τμήμα επισημαίνεται όταν το σχόλιο είναι ενεργό.
• Οι απαντήσεις παραμένουν προσαρτημένες στο ίδιο τμήμα.
• Η περιήγηση από τη λίστα σχολίων πηγαίνει απευθείας στο τμήμα στον προβολέα εγγράφων.

Χρησιμοποιήστε το για: πρόταση αλλαγής διατύπωσης, ερώτηση σχετικά με συγκεκριμένο άρθρο ή επισήμανση ασυνέπειας σε μία πρόταση.

Απάντηση σε σχόλια & Συζητήσεις με νήματα

• Κάθε σχόλιο (επίπεδο εγγράφου ή τμήματος) μπορεί να έχει εγκατεστημένες απαντήσεις.
• Για να απαντήσετε: κάντε κλικ στο «Απάντηση» κάτω από το σχόλιο → πληκτρολογήστε την απάντηση → δημοσιεύστε.
• Όλες οι απαντήσεις διατηρούνται σε ένα νήμα, διατηρώντας το πλαίσιο σαφές.

💡 Αυτό λειτουργεί ακριβώς όπως το πάνελ μηνυμάτων του Ερωτηματολογίου, αλλά προσκολλάται σε τμήματα εγγράφων.

@αναφορές & Ειδοποιήσεις

Όταν πληκτρολογείτε @ ακολουθούμενο από όνομα χρήστη ή email, η Procurize.AI προτείνει χρήστες από τον χώρο εργασίας σας.

• Οι @αναφερθέντες χρήστες λαμβάνουν ειδοποίηση μέσω email (και ειδοποίηση στην εφαρμογή, αν είναι ενεργοποιημένη).
• Η ειδοποίηση περιλαμβάνει: όνομα εγγράφου, παράθεση τμήματος (αν το σχόλιο είναι σε τμήμα) και το μήνυμά σας.
• Κάνοντας κλικ στον σύνδεσμο της ειδοποίησης ανοίγει το έγγραφο και μετακινείται στο ακριβές τμήμα (ή στην κεφαλίδα του εγγράφου).

⚠️ Μόνο οι χρήστες που μπορούν να σχολιάζουν (Διαχειριστής, Επεξεργαστής, Προβολή) μπορούν να χρησιμοποιούν @αναφορές. Οι ελεγκτές δεν μπορούν να @αναφέρουν άλλους (επειδή δεν μπορούν να δημοσιεύσουν).

Προβολή όλων των σχολίων

Κάθε χρήστης (συμπεριλαμβανομένων των ελεγκτών) μπορεί να δει όλα τα σχόλια:

• Σχόλια επιπέδου εγγράφου – ορατά στο πάνελ σχολίων στα δεξιά (ανοίγουν μέσω της γραμμής εργαλείων).
• Σχόλια επιπέδου τμήματος – ορατά τόσο στο πάνελ σχολίων όσο και με μικρό σήμα πάνω από το τμήμα (δείχνει τον αριθμό σχολίων).
• Κάντε κλικ σε οποιοδήποτε σχόλιο στο πάνελ → το έγγραφο μετακινείται στο σχετικό τμήμα (ή στην κορυφή του εγγράφου για σχόλια επιπέδου εγγράφου).

Παράδειγμα ροής εργασίας – Ανασκόπηση σύμβασης

1. Νομικός Υπεύθυνος (Επεξεργαστής) ανοίγει μια συμφωνία προμηθευτή → κάνει κλικ στο «Αφήστε ένα σχόλιο» πάνω από την παράγραφο αποζημίωσης.
2. Πληκτρολογεί: @John_Procurement Η ανώτατη ευθύνη είναι σωστά ορισμένη στα 500 000 €; Αυτό συγκρούεται με την πολιτική μας.
3. John (Προβολή) λαμβάνει ειδοποίηση email → κάνει κλικ στον σύνδεσμο → βλέπει την επισημασμένη παράγραφο.
4. Ο John απαντά: Καλή παρατήρηση – πρέπει να είναι 1 000 000 €. Θα το διορθώσω μετά την επιβεβαίωση.
5. Ελεγκτής αργότερα ανοίγει το ίδιο έγγραφο, διαβάζει ολόκληρο το νήμα, αλλά δεν μπορεί να δημοσιεύσει.

Όλη η επικοινωνία παραμένει μέσα στην Procurize.AI – χωρίς χαμένα email ή γρήγορα μηνύματα στο Slack.

Σχόλια vs. Ανάλυση AI – Πώς λειτουργούν μαζί

Μπορείτε να αφήσετε σχόλιο σε τμήμα που έχει προειδοποίηση AI – π.χ.: «Το AI λέει ότι αυτό συγκρούεται με την πολιτική X – μπορούμε να το επανεξετάσουμε μαζί;»

Συχνές Ερωτήσεις (FAQ)

Ε: Μπορώ να επεξεργαστώ ή να διαγράψω το δικό μου σχόλιο;
Α: Ναι – αλλά μόνο αν δεν έχει λάβει απάντηση. Μόλις ένα σχόλιο λάβει οποιαδήποτε απάντηση, η επεξεργασία και η διαγραφή απενεργοποιούνται για τη διατήρηση της συνέπειας του νήματος.

Ε: Τι γίνεται με τα σχόλια όταν ένα τμήμα επεξεργάζεται;
Α: Το παλαιό τμήμα σημειώνεται ως “Διαγραμμένο”. Αν είχε σχόλια, παραμένουν ορατά στο γενικό πάνελ σχολίων αφού ενεργοποιήσετε την επιλογή «Εμφάνιση διαγραμμένων τμημάτων» (εμφανίζεται μόνο όταν υπάρχουν τέτοια τμήματα). Μπορείτε ακόμα να δείτε και να απαντήσετε σε αυτά τα σχόλια. Τα τμήματα χωρίς σχόλια διαγράφονται μόνιμα.

Ε: Μπορώ να απαντήσω σε σχόλιο σε διαγραμμένο τμήμα;
Α: Ναι – με την επιλογή «Εμφάνιση διαγραμμένων τμημάτων» ενεργοποιημένη, το κουμπί απάντησης παραμένει ενεργό.

Ε: Διατηρούνται τα νήματα σχολίων μετά τις ενημερώσεις του εγγράφου;
Α: Τα σχόλια σε αμετάβλητα τμήματα παραμένουν προσαρτημένα. Τα σχόλια σε τροποποιημένα τμήματα μεταφέρονται στην κατάσταση «Διαγραμμένο» (δείτε παραπάνω).

Ε: Μπορώ να λαμβάνω ειδοποίηση για κάθε νέο σχόλιο χωρίς @αναφορά;
Α: Προς το παρόν, μόνο οι @αναφορές ενεργοποιούν ειδοποιήσεις. Χρησιμοποιήστε το κουμπί «Ακολουθήστε» για να παρακολουθείτε ένα έγγραφο.

Ε: Τι συμβαίνει όταν Ελεγκτής προσπαθήσει να δημοσιεύσει σχόλιο;
Α: Το κουμπί «Αφήστε ένα σχόλιο» κρύβεται/απενεργοποιείται. Οι Ελεγκτές έχουν πρόσβαση μόνο για ανάγνωση στα σχόλια.

Ε: Διατίθεται η δυνατότητα σχολιασμού και στη μονάδα Ερωτηματολογίου;
Α: Ναι – το Ερωτηματολόγιο διαθέτει ξεχωριστό πάνελ μηνυμάτων. Αυτό το άρθρο καλύπτει μόνο έγγραφα της Γνωσιακής Βάσης.

Σχετικά άρθρα

Πώς να επεξεργαστείτε ένα έγγραφο

Τι είναι η Ανάλυση Εγγράφων AI;

Πώς να χρησιμοποιήσετε την Ανάλυση Εγγράφων AI

Πώς να επικοινωνείτε στα ερωτηματολόγια

Ρόλοι και Δικαιώματα