Jak komentovat dokumenty a fragmenty
Spolupracujte v kontextu – diskutujte o celých dokumentech nebo konkrétních odstavcích, označujte spolupracovníky pomocí @zmínek a dostávejte okamžité oznámení.
Platí pro: Procurize.AI Knowledge Base → Documents
Uživatelské role: Správce, Editor, Manažer bezpečnosti (může komentovat) | Auditor (pouze čtení)
Přehled
Procurize.AI nyní přináší komentování v kontextu z modulu Dotazník do vašich dokumentů Znalostní báze. Můžete zanechat zpětnou vazbu, položit otázku nebo zahájit diskusi:
- K celému dokumentu – pomocí tlačítka v panelu nástrojů
- Ke konkrétnímu fragmentu (odstavec, nadpis, položka seznamu, buňka tabulky) – pomocí ikony komentáře nad každým fragmentem
Všechny komentáře jsou viditelné pro všechny. Uživatelé, kteří jsou @označeni, dostanou oznámení. Auditoři mohou číst všechny komentáře, ale nemohou je psát ani odpovídat.
Kdo může co
| Akce | Správce | Editor | Manažer bezpečnosti | Auditor |
|---|---|---|---|---|
| Zobrazit všechny komentáře | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zanechat nový komentář (dokument nebo fragment) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Odpovědět na komentář | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| @označit jiného uživatele | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Dostávat oznámení při označení | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Sledovat dokument (dostávat oznámení o všech nových komentářích) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
🔒 Role Auditu má minimální oprávnění – jen čtení komentářů pro kontrolu souladu.
👁️ Tlačítko „Sledovat“ je k dispozici všem – klikněte na něj u libovolného dokumentu a budete dostávat e‑mailová či in‑app oznámení o všech nových komentářích (nejen o @zmínkách).
Dva způsoby, jak zanechat komentáře
1. Komentář k celému dokumentu
Otevřete libovolný dokument → Panel nástrojů → klikněte na „Zanechat komentář“ (ikona bublinky).
- Otevře se panel komentářů vpravo.
- Napište zprávu, případně @označte kolegy a odešlete.
- Komentář je navázán na celý dokument – ne na konkrétní fragment.
Použijte pro: obecnou zpětnou vazbu, žádosti o schválení nebo otázky, které se týkají celého dokumentu.
2. Komentář ke konkrétnímu fragmentu (v kontextu)
Při prohlížení dokumentu má každý fragment (odstavec, nadpis, položku seznamu, řádek tabulky) malou ikonu „Zanechat komentář“ nad ním (vpravo).
Klikněte na tuto ikonu → otevře se panel komentářů, předpřipojený k přesnému fragmentu.
- Fragment se zvýrazní, když je komentář aktivní.
- Odpovědi zůstávají připojené ke stejnému fragmentu.
- Přechod z listu komentářů přímo posune prohlížeč na daný fragment.
Použijte pro: návrh úpravy textu, dotaz k určitému ustanovení nebo upozornění na nesrovnalost v jednom odstavci.
Odpovídání na komentáře a vlákna diskusí
- Každý komentář (úroveň dokumentu nebo fragmentu) může mít vnořené odpovědi.
- Pro odpověď: klikněte na „Odpovědět“ pod komentářem → napište odpověď → odešlete.
- Všechny odpovědi zůstávají seskupeny ve vlákně, což zachovává kontext.
💡 Funguje to přesně jako panel zpráv v Dotazníku, ale je ukotvený k fragmentům dokumentu.
@Zmínky a oznámení
Když napíšete @ a začnete zadávat uživatelské jméno nebo e‑mail, Procurize.AI navrhne uživatele z vašeho pracovního prostoru.
- Označení uživatelů spustí e‑mailové oznámení (a in‑app oznámení, pokud je povoleno).
- Oznámení obsahuje: název dokumentu, citaci fragmentu (pokud jde o komentář k fragmentu) a vaši zprávu.
- Kliknutí na odkaz v oznámení otevře dokument a posune se na přesný fragment (nebo na hlavičku dokumentu).
⚠️ Pouze uživatelé, kteří mohou komentovat (Správce, Editor, Manažer bezpečnosti) mohou používat @zmínky. Auditoři nemohou @zmínky použít (protože nemohou psát).
Prohlížení všech komentářů
Všichni (včetně Auditorů) mohou vidět všechny komentáře:
- Komentáře na úrovni dokumentu – viditelné v pravém panelu komentářů (otevřené přes panel nástrojů).
- Komentáře na úrovni fragmentu – viditelné jak v panelu komentářů, tak označené malou značkou nad fragmentem (ukazuje počet komentářů).
- Kliknutím na kterýkoli komentář v panelu se dokument posune k souvisejícímu fragmentu (nebo na začátek dokumentu u komentářů na úrovni dokumentu).
Příklad pracovního postupu – Revize smlouvy
- Vedoucí právního oddělení (Editor) otevře smlouvu s dodavatelem → klikne na „Zanechat komentář“ nad odstavcem o odškodnění.
- Napíše:
@John_Procurement Je limit odpovědnosti správně nastaven na 500 000 $? To je v rozporu s naší standardní politikou. - John (Viewer) dostane e‑mailové oznámení → klikne na odkaz → uvidí zvýrazněný odstavec.
- John odpoví:
Správně, mělo by to být 1 000 000 $. Upravuji po schválení. - Auditor později otevře stejný dokument, přečte celé vlákno, ale nemůže přidávat komentáře.
Veškerá komunikace zůstává uvnitř Procurize.AI – žádné ztracené e‑maily ani Slack vlákna.
Komentáře vs. AI analýza – Jak spolupracují
| Funkce | Účel |
|---|---|
| AI analýza | Automaticky detekuje nesrovnalosti a navrhuje opravy |
| Komentáře | Lidská spolupráce – kladení otázek, návrhy změn, požadavky na upřesnění |
Můžete zanechat komentář k fragmentu, který má AI varování – např.: „AI tvrdí, že toto je v rozporu s politikou X – můžeme to společně projít?“
Často kladené otázky (FAQ)
Q: Mohu upravit nebo smazat vlastní komentář?
A: Ano – ale jen pokud na něj nikdo neodpověděl. Jakmile má komentář alespoň jednu odpověď, úprava a mazání jsou zakázány, aby se zachovala konzistence vlákna.
Q: Co se stane s komentáři, když je fragment upraven?
A: Starý fragment je označen jako „Smazán“. Pokud měl komentáře, zůstávají viditelné v globálním panelu komentářů po zapnutí „Zobrazit smazané sekce“ (tato možnost se objeví jen tehdy, když existují takové fragmenty). Komentáře můžete i nadále číst a odpovídat. Fragmenty bez komentářů jsou trvale odstraněny.
Q: Můžu odpovědět na komentář u smazaného fragmentu?
A: Ano – pokud je zapnutá volba „Zobrazit smazané sekce“, tlačítko odpovědi zůstane aktivní.
Q: Přetrvávají vlákna komentářů po aktualizaci dokumentu?
A: Komentáře u nezměněných fragmentů zůstávají připojené. Komentáře u upravených fragmentů přecházejí do stavu „Smazáno“ (viz výše).
Q: Můžu dostávat oznámení o nových komentářích i bez @zmínky?
A: Momentálně oznámení spouští jen @zmínky. Pro sledování všech nových komentářů použijte tlačítko „Sledovat“.
Q: Co se stane, když auditor zkusí zveřejnit komentář?
A: Tlačítko „Zanechat komentář“ je skryté/zakázané. Auditoři mají pouze režim čtení u komentářů.
Q: Je komentování k dispozici i v modulu Dotazník?
A: Ano – v Dotazníku je samostatný panel zpráv. Tento článek se týká pouze dokumentů Znalostní báze.