Jak komentovat dokumenty a fragmenty#
Spolupracujte v kontextu – diskutujte o celých dokumentech nebo konkrétních odstavcích, označujte spolupracovníky pomocí @zmínek a dostávejte okamžité oznámení.
Platí pro: Procurize.AI Knowledge Base → Documents
Uživatelské role: Správce, Editor, Manažer bezpečnosti (může komentovat) | Auditor (pouze čtení)
Přehled#
Procurize.AI nyní přináší komentování v kontextu z modulu Dotazník do vašich dokumentů Znalostní báze. Můžete zanechat zpětnou vazbu, položit otázku nebo zahájit diskusi:
- K celému dokumentu – pomocí tlačítka v panelu nástrojů
- Ke konkrétnímu fragmentu (odstavec, nadpis, položka seznamu, buňka tabulky) – pomocí ikony komentáře nad každým fragmentem
Všechny komentáře jsou viditelné pro všechny. Uživatelé, kteří jsou @označeni, dostanou oznámení. Auditoři mohou číst všechny komentáře, ale nemohou je psát ani odpovídat.
Kdo může co#
| Akce | Správce | Editor | Manažer bezpečnosti | Auditor |
|---|---|---|---|---|
| Zobrazit všechny komentáře | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Zanechat nový komentář (dokument nebo fragment) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Odpovědět na komentář | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| @označit jiného uživatele | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Dostávat oznámení při označení | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Sledovat dokument (dostávat oznámení o všech nových komentářích) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
🔒 Role Auditu má minimální oprávnění – jen čtení komentářů pro kontrolu souladu.
👁️ Tlačítko „Sledovat“ je k dispozici všem – klikněte na něj u libovolného dokumentu a budete dostávat e‑mailová či in‑app oznámení o všech nových komentářích (nejen o @zmínkách).
Dva způsoby, jak zanechat komentáře#
1. Komentář k celému dokumentu#
Otevřete libovolný dokument → Panel nástrojů → klikněte na „Zanechat komentář“ (ikona bublinky).
- Otevře se panel komentářů vpravo.
- Napište zprávu, případně @označte kolegy a odešlete.
- Komentář je navázán na celý dokument – ne na konkrétní fragment.
Použijte pro: obecnou zpětnou vazbu, žádosti o schválení nebo otázky, které se týkají celého dokumentu.
2. Komentář ke konkrétnímu fragmentu (v kontextu)#
Při prohlížení dokumentu má každý fragment (odstavec, nadpis, položku seznamu, řádek tabulky) malou ikonu „Zanechat komentář“ nad ním (vpravo).
Klikněte na tuto ikonu → otevře se panel komentářů, předpřipojený k přesnému fragmentu.
- Fragment se zvýrazní, když je komentář aktivní.
- Odpovědi zůstávají připojené ke stejnému fragmentu.
- Přechod z listu komentářů přímo posune prohlížeč na daný fragment.
Použijte pro: návrh úpravy textu, dotaz k určitému ustanovení nebo upozornění na nesrovnalost v jednom odstavci.
Odpovídání na komentáře a vlákna diskusí#
- Každý komentář (úroveň dokumentu nebo fragmentu) může mít vnořené odpovědi.
- Pro odpověď: klikněte na „Odpovědět“ pod komentářem → napište odpověď → odešlete.
- Všechny odpovědi zůstávají seskupeny ve vlákně, což zachovává kontext.
💡 Funguje to přesně jako panel zpráv v Dotazníku, ale je ukotvený k fragmentům dokumentu.
@Zmínky a oznámení#
Když napíšete @ a začnete zadávat uživatelské jméno nebo e‑mail, Procurize.AI navrhne uživatele z vašeho pracovního prostoru.
- Označení uživatelů spustí e‑mailové oznámení (a in‑app oznámení, pokud je povoleno).
- Oznámení obsahuje: název dokumentu, citaci fragmentu (pokud jde o komentář k fragmentu) a vaši zprávu.
- Kliknutí na odkaz v oznámení otevře dokument a posune se na přesný fragment (nebo na hlavičku dokumentu).
⚠️ Pouze uživatelé, kteří mohou komentovat (Správce, Editor, Manažer bezpečnosti) mohou používat @zmínky. Auditoři nemohou @zmínky použít (protože nemohou psát).
Prohlížení všech komentářů#
Všichni (včetně Auditorů) mohou vidět všechny komentáře:
- Komentáře na úrovni dokumentu – viditelné v pravém panelu komentářů (otevřené přes panel nástrojů).
- Komentáře na úrovni fragmentu – viditelné jak v panelu komentářů, tak označené malou značkou nad fragmentem (ukazuje počet komentářů).
- Kliknutím na kterýkoli komentář v panelu se dokument posune k souvisejícímu fragmentu (nebo na začátek dokumentu u komentářů na úrovni dokumentu).
Příklad pracovního postupu – Revize smlouvy#
- Vedoucí právního oddělení (Editor) otevře smlouvu s dodavatelem → klikne na „Zanechat komentář“ nad odstavcem o odškodnění.
- Napíše:
@John_Procurement Je limit odpovědnosti správně nastaven na 500 000 $? To je v rozporu s naší standardní politikou. - John (Viewer) dostane e‑mailové oznámení → klikne na odkaz → uvidí zvýrazněný odstavec.
- John odpoví:
Správně, mělo by to být 1 000 000 $. Upravuji po schválení. - Auditor později otevře stejný dokument, přečte celé vlákno, ale nemůže přidávat komentáře.
Veškerá komunikace zůstává uvnitř Procurize.AI – žádné ztracené e‑maily ani Slack vlákna.
Komentáře vs. AI analýza – Jak spolupracují#
| Funkce | Účel |
|---|---|
| AI analýza | Automaticky detekuje nesrovnalosti a navrhuje opravy |
| Komentáře | Lidská spolupráce – kladení otázek, návrhy změn, požadavky na upřesnění |
Můžete zanechat komentář k fragmentu, který má AI varování – např.: „AI tvrdí, že toto je v rozporu s politikou X – můžeme to společně projít?“
Často kladené otázky (FAQ)#
Q: Mohu upravit nebo smazat vlastní komentář?
A: Ano – ale jen pokud na něj nikdo neodpověděl. Jakmile má komentář alespoň jednu odpověď, úprava a mazání jsou zakázány, aby se zachovala konzistence vlákna.
Q: Co se stane s komentáři, když je fragment upraven?
A: Starý fragment je označen jako „Smazán“. Pokud měl komentáře, zůstávají viditelné v globálním panelu komentářů po zapnutí „Zobrazit smazané sekce“ (tato možnost se objeví jen tehdy, když existují takové fragmenty). Komentáře můžete i nadále číst a odpovídat. Fragmenty bez komentářů jsou trvale odstraněny.
Q: Můžu odpovědět na komentář u smazaného fragmentu?
A: Ano – pokud je zapnutá volba „Zobrazit smazané sekce“, tlačítko odpovědi zůstane aktivní.
Q: Přetrvávají vlákna komentářů po aktualizaci dokumentu?
A: Komentáře u nezměněných fragmentů zůstávají připojené. Komentáře u upravených fragmentů přecházejí do stavu „Smazáno“ (viz výše).
Q: Můžu dostávat oznámení o nových komentářích i bez @zmínky?
A: Momentálně oznámení spouští jen @zmínky. Pro sledování všech nových komentářů použijte tlačítko „Sledovat“.
Q: Co se stane, když auditor zkusí zveřejnit komentář?
A: Tlačítko „Zanechat komentář“ je skryté/zakázané. Auditoři mají pouze režim čtení u komentářů.
Q: Je komentování k dispozici i v modulu Dotazník?
A: Ano – v Dotazníku je samostatný panel zpráv. Tento článek se týká pouze dokumentů Znalostní báze.