Как да коментираме документи и фрагменти
Сътрудничете в контекст – обсъждайте цели документи или конкретни параграфи, тагвайте екипни членове с @спомени и получавайте известия веднага.
Отнася се за: Procurize.AI База от знания → Документи
Роли на потребителите: Администратор, Редактор, Мениджър по сигурността (може да коментира) | Одитор (само преглед)
Преглед
Procurize.AI сега внася коментиране в контекст от модула „Въпросник“ в вашите документи в Базата от знания. Можете да оставяте обратна връзка, да задавате въпроси или да започнете дискусия:
- За целия документ – чрез бутона в лентата с инструменти
- За конкретен фрагмент (параграф, заглавие, елемент от списък, клетка в таблица) – чрез иконата за коментар над всеки фрагмент
Всички коментари са видими за всички. Потребителите, които са @споменати, получават известия. Одиторите могат да четат всички коментари, но не могат да публикуват или отговарят.
Какво могат да правят различните роли
| Действие | Администратор | Редактор | Мениджър по сигурността | Одитор |
|---|---|---|---|---|
| Преглежда всички коментари | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Оставя нов коментар (документ или фрагмент) | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Отговаря на коментар | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| @споменава друг потребител | ✅ | ✅ | ✅ | ❌ |
| Получава известия при споменаване | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
| Следва документ (получава известия за всички нови коментари) | ✅ | ✅ | ✅ | ✅ |
🔒 Ролята „Одитор“ има минимални привилегии – достъп само за четене до коментарите за целите на съответствието.
👁️ Бутонът „Следвай“ е достъпен за всички – кликнете върху него върху който и да е документ, за да получавате имейл/апликационни известия за всички нови коментари (не само за @спомени).
Два начина за оставяне на коментари
1. Коментар към целия документ
Отворете който и да е документ → Лентата с инструменти → кликнете „Остави коментар“ (икона на балонче).
- Отваря се панел за коментари отдясно.
- Напишете съобщението, @споменете колеги, ако е нужно, и публикувайте.
- Коментарът е привързан към целия документ – не към конкретен фрагмент.
Използвайте това за: обща обратна връзка, искане за одобрение или въпроси, които се отнасят до целия документ.
2. Коментар към конкретен фрагмент (в контекст)
Докато разглеждате документ, всеки фрагмент (параграф, заглавие, списък, ред в таблица) има малка икона „Остави коментар“ над него (вдясно).
Кликнете върху тази икона → отваря се панел за коментари, препратен точно към този фрагмент.
- Фрагментът се подсказва, когато коментарът е активен.
- Отговорите остават прикрепени към същия фрагмент.
- Преходът от списъка с коментари преминава директно до съответния фрагмент в прегледа на документа.
Използвайте това за: предложение за промяна на формулировка, въпрос относно конкретен клауза или маркиране на несъответствие в едно изречение.
Отговаряне на коментари & нишкови дискусии
- Всеки коментар (на ниво документ или фрагмент) може да има вложени отговори.
- За да отговорите: кликнете „Отговори“ под коментара → напишете отговора → публикувайте.
- Всички отговори остават групирани в нишка, като поддържат контекста ясен.
💡 Това работи точно както панелът за съобщения във Въпросника, но е привързано към фрагменти от документа.
@спомени & известия
Когато напишете @ последвано от потребителско име или имейл, Procurize.AI предлага потребители от вашето работно пространство.
- Споменатите потребители получават имейл известие (и известие в приложението, ако е включено).
- Известието съдържа: име на документа, цитат от фрагмента (ако е коментар към фрагмент) и вашето съобщение.
- Кликването върху линка в известието отваря документа и превърта до точния фрагмент (или заглавието на документа).
⚠️ Само потребители, които могат да коментират (Администратор, Редактор, Мениджър) могат да използват @спомени. Одиторите не могат да споменават други (тъй като не могат да публикуват).
Преглед на всички коментари
Всеки (включително одиторите) може да види всички коментари:
- Коментари на ниво документ – видими в панела за коментари отдясно (отворен чрез лентата с инструменти).
- Коментари на ниво фрагмент – видими както в панела за коментари, така и маркирани с малка значка над фрагмента (показваща броя коментари).
- Кликнете върху който и да е коментар в панела → документът се превърта до свързания фрагмент (или към върха на документа за коментари на ниво документ).
Примерен работен процес – Преглед на договор
- Ръководител правен (Редактор) отваря споразумение с доставчик → кликва „Остави коментар“ над параграфа за обезщетение.
- Пише:
@John_Procurement Дали лимитът на отговорност е правилно зададен на 500 000 $? Това е в конфликт със стандартната ни политика. - John (Прегледач) получава имейл известие → кликва линка → вижда подчертания параграф.
- John отговаря:
Добра идея – трябва да бъде 1 млн $. Ще го променя след като потвърдим. - Одитор по-късно отваря същия документ, чете цялата нишка, но не може да публикува.
Цялата комуникация остава в Procurize.AI – без изгубени имейли или Slack нишки.
Коментари vs. AI анализ – Как работят заедно
| Функция | Цел |
|---|---|
| AI анализ | Автоматично открива несъответствия и предлага корекции |
| Коментари | Човешка колаборация – задава въпроси, предлага промени, иска уточнения |
Можете да оставите коментар върху фрагмент, който има AI предупреждение – например: „AI казва, че това е в конфликт с политика X – можем ли да го прегледаме заедно?“
Често задавани въпроси (FAQ)
В: Мога ли да редактирам или изтривам свой собствен коментар?
О: Да – но само ако никой не е отговорил на него. След като в коментара има отговор, редактирането и изтриването са деактивирани, за да се запази последователността на нишката.
В: Какво се случва с коментарите, когато фрагментът се редактира?
О: Старият фрагмент се маркира като „Изтрит“. Ако имаше коментари, те остават видими в глобалния панел за коментари, след като включите „Показвай изтритите секции“ (опцията се появява само когато такива фрагменти съществуват). Можете да преглеждате и отговаряте на тези коментари. Фрагменти без коментари се премахват окончателно.
В: Мога ли да отговоря на коментар в изтрит фрагмент?
О: Да – при включен режим „Показвай изтритите секции“ бутонът за отговор остава активен.
В: Остават ли нишките от коментари след актуализация на документа?
О: Коментари към неизменени фрагменти остават прикрепени. Коментари към редактирани фрагменти преминават в състояние „Изтрит“ (вижте по‑горе).
В: Мога ли да получавам известия за всеки нов коментар без @споменаване?
О: Понастоящем известия се изпращат само при @споменаване. Използвайте бутона „Следвай“, за да наблюдавате документ.
В: Какво се случва, когато одитор се опита да публикува коментар?
О: Бутонът „Остави коментар“ е скрит/деактивиран. Одиторите имат права само за четене на коментари.
В: Дали коментирането е достъпно и в модула Въпросник?
О: Да – Въпросникът разполага със собствен панел за съобщения. Тази статия обхваща само документи в Базата от знания.
Свързани статии
Какво е AI анализ на документи?
Как да използвам AI анализ на документи